Riikka Lintukangas

Riikka Lintukangas

Passionate Specialist, Recruitment & Employer Branding

riikka.lintukangas@vincit.fi
+358 40 834 6260

LinkedIn

Työnhakijaviestintä on tärkeimpiä hakijakokemuksen muodostavia osa-alueita ja sillä on kiistatta merkitystä myös työnantajakuvan ja -brändin muodostumisessa. Hakijaviestintään panostamalla yrityksellä on mahdollisuus vaikuttaa kuukausittain useiden satojen tai jopa tuhansien henkilöiden ensikäden kokemukseen yrityksestä työnantajana! Lue hakijakokemusta koskevan blogisarjamme ensimmäisestä osasta, mitä me Vincitillä käytännössä teemme positiivisten hakijakokemusten saavuttamisen eteen työnhakijaviestinnän näkökulmasta.

Me, Vincitin nelihenkinen rekrytointitiimi, olemme kuukausittain kontaktissa satoihin ihmisiin – hommaa siis piisaa! Tästä luvusta erityisen merkittävän tekee se, että suuri osa joukosta on henkilöitä, joiden kanssa keskustelemme Vincitin erilaisista uramahdollisuuksista. Työnhakijaviestintä on siis avainasemassa. Teemme toisin sanoen jatkuvaa työtä työnantajakuvan eteen, jonka muodostumisessa yksittäisen ihmisen, ehdokkaan, hakijakokemuksella on suuri rooli. Tämän vuoksi meille onkin alusta saakka ollut ehdottoman tärkeää, että kohtaamme jokaisen ihmisen yksilönä ja panostamme siihen kokemukseen, minkä me Vincitistä ehdokkaille rekrytointikokemuksen kautta voimme tarjota.

Työmme tuloksesta kielii se, että hakijakokemuskyselymme, jonka lähetämme jokaiselle meihin työpaikkojen tiimoilta yhteyttä ottaneelle henkilölle, vastausten keskiarvo viimeiseltä vuodelta on 4,6/5! Koska teema on meille tärkeä, haluamme jakaa omat parhaat tapamme toimia paremman ehdokaskokemuksen, eli yleisemmin tunnetun hakijakokemuksen, saavuttamiseksi. Tässä sarjan ensimmäisessä osassa teemana on työnhakijaviestintä.

1. Tarkoituksenmukaiset työkalut

“En ole näin sujuvaan rekryprosessiin vielä Suomen kamaralla törmännyt.” (5/5)

Olemme tiiminä tehneet pitkäjänteistä työtä meille sopivimpien työkalujen löytämisen eteen, ja järjestelmän kohdalla olemme päätyneet käyttämään selainpohjaista Recruiterbox-järjestelmää. Koemme, että se tarjoaa meidän tämänhetkisiin tarpeisiimme nähden parhaan mahdollisen hinta-laatusuhteen mahdollistaen sujuvan kommunikaation sisäisesti ja ulkoisesti. Tärkeitä rekrytoinnin viestintätyökalujamme ovat myös sähköposti, LinkedIn, Google Hangouts, Skype ja erilaiset muut pikaviestipalvelut. Puhelintakin tietysti käytämme yhteydenpitoon hakijoiden kanssa, mutta usein esimerkiksi tapaamisten sopimisen olemme huomanneet hoituvan sujuvimmin sähköpostitse.

2. Selkeät tehtävänjaot

“Koko prosessi oli todella asiallisesti ja ammattimaisesti hoidettu.” (5/5)
“Prosessi käytiin läpi aktiivisesti kommunikoiden ja nopeasti. Hyvää keskustelua rennossa ilmapiirissä.” (5/5)

Onnistunut työnhakijaviestintä vaatii selkeän vastuunjaon tiimin sisällä. Monien eri kokeilujen jälkeen olemme kokeneet toimivimmaksi ratkaisuksi sen, että yksi meistä vastaa kaikkien uusien hakemusten vastaanottamisesta ja läpikäymisestä sekä alkuvaiheen hakijaviestinnästä. Muut tiimin jäsenet ottavat rekrytointi- tai kaupunkikohtaisesti koppia niistä henkilöistä, joiden kanssa keskustelumme jatkuvat ensimmäistä yhteydenottoa pidemmälle. Kun tiimin sisällä löytyy luottamusta ja yhteen hiileen puhaltamista, niin kenenkään ei tarvitse käyttää aikaa asioiden tuplatsekkaamiseen. Myös apua saa aina, kun pyytää.

3. Nopea työnhakijaviestintä

“Had my application reviewed quickly and professionally.” (5/5)
“Sain vastauksen hakemukseeni nopeasti. (5/5)
“Kiitos paljon nopeasta kontaktoinnista ja vastauksesta.” (5/5)

Viestinnän jouhevuuden merkitys korostuu myös hakijakokemuskyselymme vastauksissa. Viestinnän jouhevuuden merkitys korostuu myös hakijakokemuskyselymme vastauksissa, jonka vuoksi pyrimme kommunikoimaan meihin yhteyttä ottaneille henkilöille parin päivän sisään. Mikäli henkilö joutuu jostain syystä odottelemaan meidän sisäisiä päätöksiämme, pidämme hänet jatkuvasti ajan tasalla. Nopea kommunikointi hakijoiden kanssa on mahdollista, koska jokainen meistä rekrytiimin jäsenistä on allokoinut kalenteristaan vähintään pari tuntia päivästä hakijaviestinnälle. Kun aikaa on, voi viestintään ja jokaiseen henkilöön panostaa yksilönä.

4. Persoonallisuus ja läpinäkyvyys

“Paras työnhakukokemus. Tuli sellainen olo, että siellä toisessa päässäkin on ihminen. “ (5/5)
“Rekrytointiprosessi oli oikein hyvä ja koen että minut kohdattiin yksilönä ja hakemukseni oli todella luettu.” (4/5)
“Koko rekryprosessi oli mukavan rento ja inhimillinen.” (5/5)

On tärkeää, että meidän kanssa kommunikoivat henkilöt kokevat keskustelevansa ihmisten, ei järjestelmien ja geneeristen automaattiviestien kanssa. Viestinnän tehokkuuden vuoksi käytämme avonaisia viestipohjia, mutta lähtökohtaisesti pyrimme tuomaan jokaiseen käytyyn keskusteluun persoonaa peliin – myös pilke silmäkulmassa, kuten Vincitillä on tapana. Läpinäkyvyyden vuoksi haluamme avata mahdollisimman paljon myös päätöksiämme jokaisen rekrytoinnin kohdalla. Jokaiselle lisätietoja ja vinkkejä pyytäneelle henkilölle vastaamme asiaan syvemmin perehtyen.

5. Työnhakijaviestintä vaatii oman toiminnan jatkuvaa kehittämistä

“Oli elämäni nopein rekrykäsittely, joka ei edes alkanut.” (1/5)
“Prosessi ei edennyt sähköpostiviestittelyä pidemmälle. Jäi tekopirteäfiilis, kuten puhelinmyyjien kanssa usein.” (1/5)

Välillä kaikki ei mene putkeen, sekin täytyy myöntää. Taustalla voi olla esimerkiksi sisäinen viestintäkatkos tai jopa se peijakas inhimillinen unohdus, joka on aiheuttanut yhteydenotossa ison viivästyksen. Toisaalta harmia on voinut aiheuttaa myös ei kiitos -viestimme sisältö. Näissä tilanteissa emme usko asian vanhenemiseen tai maton alle lakaisemiseen, vaan toisen tunteen ymmärtämiseen ja käsittelyyn asiallisesti siten, että kokonaisuudessaan hakijakokemus jäisi positiivisemman puolelle.

Jotta ikäviltä tilanteilta vältyttäisiin, meidän on tärkeä jatkuvasti kehittää toimintaamme, eikä tuudittautua vain olemassa oleviin toimiviksi todettuihin menetelmiin. Siksi kyseenalaistamme jatkuvasti toimintaamme ja pohdimme tiiminä uusia keinoja ja välineitä, joita voimme hyödyntää niin, että rekrytointikäytäntömme vastaavat sekä tätä päivää että tulevaisuutta.

 

Tämä blogipostaus on ensimmäinen osa rekrytiimimme toimintaa avaavaa blogisarjaa. Lisää siis tiedossa, joten pistä blogimme ihmeessä kirjanmerkkeihisi.

Tykkäsitkö artikkelista?

Anna pienet aplodit!

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *