Krista Huhta-aho

Krista Huhta-aho

Passionate Specialist, People Operations

LinkedIn

Vincitin rekry- ja people-tiimin aiemmassa juttusarjassa käsittelimme ehdokaskokemuksen rakentumista ja avasimme rekrytointiprosessiamme aina työsopimuksen tekoon asti. Varsinaisen työsuhteen puolelle loikattaessa perehdytys muodostaa työntekijäkokemuksen kivijalan ja on kokemuksemme mukaan yksi tärkeimmistä työsuhteen vaiheista, jossa on kohtuullisen pienelläkin vaivannäöllä mahdollista erottua edukseen. Tämän vuoksi lähdemmekin tässä juttusarjassa liikkeelle uuden työntekijän perehdytyksestä. Sarjan tulevissa osissa avaamme tarkemmin muun muassa työntekijäkokemukseen vaikuttavia arjen yksityiskohtia.

Vincit on kasvanut viime vuosina vauhdilla ja olemme saaneet vuosittain kymmeniä uusia työntekijöitä joukkoomme. Perehdytysprosessia ja sen eri vaiheita on päästy hiomaan, testaamaan ja viilaamaan entistä ehommaksi vuosien saatossa. Kevät 2020 on tarjonnut perehdyttämiseen omat erikoisolosuhteensa, mutta suurta fiksausta tavalliseen nähden emme ole joutuneet tekemään, kiitos fiksusti valittujen työkalujen.

Mahdollinen ensimmäinen projektiton työviikko tai pari on mahdollista käyttää hyödyllisesti, kun tarjolla on riittävästi järkevää ja etukäteen suunniteltua tekemistä (unohtamatta toimivia tunnuksia ja työvälineitä). Tässä blogitekstissä avataan tarkemmin ensimmäisiä työskentelykuukausia ja niitä perehdytyksen elementtejä, jotka kuuluvat roolista riippumatta kaikille meillä aloittaville työntekijöille.

Uuden työntekijän tyytyväisyystakuu

Kuten asiakkaillemmekin, lupaamme myös uusille vakituisille työntekijöillemme täyden tyytyväisyystakuun. Mikäli työntekijästä tuntuu koeajan puitteissa siltä, ettei Vincit ole hänelle paras mahdollinen työpaikka ja yrityksistä huolimatta arkea ei saada muokattua mieleiseksi, tarjoamme työntekijälle merkittävän rahasumman turvaamaan matkan jatkamista uusiin haasteisiin. Olemme joutuneet maksamaan tyytyväisyystakuun vain muutaman kerran, vaikka käytäntö on ollut olemassa jo vuosia.

Haluamme kannustaa työntekijöitämme tuomaan mahdollisia epäkohtia esiin rakentavasti ja avoimesti jo heti yhteisen matkan alusta alkaen, jotta työarjesta saadaan rakennettua mahdollisimman mielekästä ja toimivaa kaikkien osapuolten kannalta.

Perehdytys-Trello

Työsopimuksen teon yhteydessä työntekijälle avataan oma, Vincitin tarpeisiin alusta alkaen rakennettu perehdytys-Trello, joka on ehdottomasti yksi perehdytyksemme kulmakivistä. Perehdytys-Trellomme sisältää 64 tehtäväkorttiin pilkottuna kaiken perehdytykseen ja työarjen alkumetreihin olennaisena kuuluvan yleisen, työtehtävistä riippumattoman infon ja toimintaohjeet. Osa tehtävistä hoidetaan muiden kuin uuden työntekijän toimesta (mm. vakuutuksiin lisääminen ja tervetuliaispaketti), mutta suurimman osan listasta työntekijä pääsee itse toteuttamaan omalla aikataulullaan ja projektin ehdoilla.

Töiden aloittamiseen liittyy paljon irrallisia asioita, joiden pänttääminen ja hoitaminen ei ole ajasta ja paikasta kiinni. Valmiiksi tehty ja selkeä things to do -lista avittaa usein melko sirpaleisten tietojen hallitsemista huomattavasti. Trello keventää myös perehdyttäjien työmäärää, sillä se ikään kuin ulkoistaa merkittävän osan perehdytyksestä työntekijälle itselleen. Tärkeimmät asiat käydään toki edelleen yhdessä läpi, ja uutta työntekijää ei jätetä yksin Trello-listojensa äärelle, mutta moni asia etenee kaikkien osapuolten osalta kuitenkin joutuisammin näin.

Trello toimii jouhevasti tilanteessa, jossa työntekijällä on heti aloituspäivänä projekti sekä tilanteessa, jossa projektia joudutaan odottelemaan kotvanen. Trellon sarakkeissa mainittu toteutuksen aikamääre on suuntaa-antava ja raamittaa tekemistä. Lähes jokainen koeaikakeskusteluissa perehdytystään muisteleva nostaa Trellon esille perehdytyksensä toimivimpana ja totutusta poikkeavana juttuna.

Buddy

Buddy eli kollegaperehdyttäjä toimii peoplen (eli solun henkilöstöasioista vastaavan) apuna ja uuden kollegan tukena työarkeen sujahtamisessa. Buddyt valkataan solun peoplen toimesta ja tarkoituksena on löytää mahdollisimman toimiva aisapari. Buddyn tärkeimpänä tehtävänä on turvata se, että työntekijä saa apua ja tukea mahdollisimman matalalla kynnyksellä etenkin teknisiin ja projekteihin linkkaaviin asioihin. Buddy toimii myös tärkeänä linkkinä työyhteisöön tutustumisessa: lähtee kaveriksi tutustumiskierrokselle omassa solussa, ottaa mukaan työporukan yhteisiin pelihetkiin ja voi hurauttaa uuden työntekijän kanssa lounastelemaan esim. Vincitin omalla Teslalla. Poikkeusoloissa tutustuminen ja työporukan yhteinen ajanvietto on siirretty toimistolta verkkoon. Buddy pääsee myös Trellon avulla seuraamaan perehdytyksen etenemistä ja tietää nykiä hihasta, jos jotakin asiaa olisi hyvä edistää vauhdikkaammin.

Ensimmäinen työpäivä ja työviikko

Ensimmäinen työpäivä hoidetaan poikkeustilasta huolimatta paikan päällä omalla toimistolla käytännön syistä – mahdollisimman turvallisesti ja hieman tavallista suoraviivaisemmin toki. Ensimmäiseen työpäivään liittyy paljon odotuksia ja kutkuttavaa tunnelmaa ja olemme todenneet, että esim. työvälineiden haaliminen, kulkulätkän hakeminen ja VPN:n asennus hoituvat sutjakimmin työkaverin opastuksella.

Normaaliarjessa aloitamme aamun toimiston tiloihin tutustumalla ja arjen kannalta olennaisten reittien ja paikkojen sijaintien selvittämisellä (mm. lähin WC ja kahvinkeitin, kulku lounasravintolaan ja parkkipaikkojen sijainti). Tutustumiskierroksen jälkeen uusi työkaverimme pääsee asentamaan itse uudet työvälineensä ja tapaamaan buddynsä lounaan merkeissä. Olennaisten työkoneelle tehtävien asennusten jälkeen toiset loikkaavat suoraan mukaan oman tiimin arkeen ja asiakastapaamisiin ja toiset laskettelevat rauhallisempaan tahtiin uuteen arkeen.

Ensimmäisen viikon aikana jatkamme tutusteluja etänä tai livenä puolin ja toisin, kahvittelemme porukalla ja jatkamme perehdytyskeskusteluja eri tavoin roolista ja solusta riippuen.

Onboarding-viestit sähköpostiin

Ensimmäisenä työpäivänä uusi työntekijä saa ensimmäisen perehdytykseen liittyvän viestin sähköpostiinsa. Näitä onboarding-viestejä tupsahtelee mailiin jatkossa viikoittain yhteensä kuuden viikon ajan. Näin pyritään helpottamaan ensimmäisen viikon infoähkyä ja varmistamaan, että olennaiset asiat jäävät mieleen.

Viesteihin on koottu kyseiseen ajanhetkeen ja perehdytyksen vaiheeseen sopivaa digitaalista sisältöä. Videopätkissä käsitellään tarkemmin mm. Vincitin tarinaa, organisoitumistapaa, itseohjautuvuutta sekä kulttuuria ja niiden kautta on mahdollista kuulla esimerkiksi Vincitin johtoryhmän terveisiä.

Onboarding-kahvit

Poikkeustila-arjessa lähdimme testaamaan käytäntöä, jossa kokoamme kaikki tiettynä ajanjaksona aloittaneet uudet vincitläiset yhteisille etäkahvitauoille. Virtuaalikahveilla uudet työntekijät pääsevät jakamaan tunnelmiaan ja kokemuksiaan muiden vasta aloittaneiden kanssa. Etenkin projektin alun viivästyessä tiiviimpiin yhteisöihin mukaan pääsemisellä on iso arvo. Olemme huomanneet, että virtuaalibreikit toimivat luontevana siltana myös eri toimipisteiden vincitläisten välillä ja lisäävät yhteistyötä sekä luovat hyvää pohjaa yhteisille, toimistorajat ylittäville projekteille. Tämä käytäntö jää varmasti osaksi perehdytysprosessiamme myös jatkossa.

Tervetuloa Vincitille -päivä

Noin kolmesti vuodessa kutsumme kaikki uudet viime viikkojen ja kuukausien aikana aloittaneet vincitläiset yhteen. Käymme porukalla läpi olennaisia asioita mm. myyntiin, projekteihin, päätöksentekoon, itseohjautuvuuteen ja arjen tukeen liittyen, tutustumme ja lounastamme yhdessä. Paikalla on aina myös toimarimme Mikko sekä muita joryn porukoita ja heitä pääsee jututtamaan vapaasti aiheesta kuin aiheesta päivän lomassa. Seuraava perehdytyspäivä järjestettäneen etänä, mutta koska talosta löytyy taitavia fasilitoijia ja etäarjen konkareita emme ole sen onnistumisesta huolissamme.

Koeaikatsekit

Uudet työntekijämme solahtavat projekteihin yleensä melko ripeällä aikataululla ja moni kertoo, että Vincitin kulttuuriin ja arkeen on helppo sopeutua. Maalaisjärjellä pärjää pitkälle ja apua on tarjolla kysyjälle. Peoplet pitävät yhteyttä uusiin työntekijöihimme säännöllisesti. Kuulumisia vaihdetaan normaaliarjessa ohimennen keittiössä teetä ja kahvia keitellen tai Slackissä keskustellen. Tämän lisäksi myös ennalta sovituille jutusteluille on oma tärkeä paikkansa.

Perehdytysprosessiimme kuuluvat kahdenkeskiset koeajan puolivälitsekit noin 3 kk:n ja varsinaiset koeaikatsekit noin 5 kk:n kuluttua aloituksesta. Keskusteluteemat liittyvät mm. työyhteisöön mukaan pääsemiseen, perehdytyksen sujumiseen, projektiarjen kuulumisiin sekä arjen kokonaistilanteen ja kuormitustilanteen läpikäymiseen. Läpi yhteisen perehdytysmatkan korostamme varmasti kyllästymiseen asti kysymisen merkitystä ja painotamme sitä, että vaikka etenkin alussa paikkansa lunastamisen tarve on suuri, on tärkeää ymmärtää, että olemme täällä yhdessä rakentamassa hyvää ja toimivaa arkea.

Ennen koeaikatsekkiä keräämme työntekijän kanssa eniten tekemisissä olleilta kollegoilta (ja toisinaan myös asiakkailta) palautetta, jonka käymme koeaikatsekissä läpi yhdessä keskustellen. Työntekijä pääsee myös itse halutessaan vaikuttamaan palautekyselyn kysymyksiin ja palautetta pystytään tarvittaessa kohdentamaan työntekijän toiveiden mukaisesti. Kollegoiden palaute on poikkeuksetta laadukasta, perusteellista, rehellistä ja usein hyvin vuolaita kehuja sisältävää. On ollut hienoa huomata, miten hymy nousee totisemmankin työntekijän suupieliin palautteita lukiessa.

Perehdytyksen merkityksellisyydestä

Siinä tulivat esitellyiksi olennaisimmat elementit omiin tarpeisiimme viritetystä perehdytysprosessista ilman tiettyihin työtehtäviin liittyviä tehtäväkohtaisia perehdytyssteppejä. Perehdytys on paitsi työntekijän, myös työnantajan puolelta hyvin merkityksellinen ja tärkeä kokonaisuus, jonka hoitaminen perusteellisesti ja kunkin yksilölliset tarpeet sekä ominaisuudet huomioiden avittaa työtehtäviin solahtamista.

Uskomme, että perehdyttäminen on hyvä ottaa tosissaan ja hoitaa yksilöllisesti niin, että uudella työntekijällä on jo ensimmäisten kuukausien aikana mahdollisuus muodostaa vahva sidos yritykseen ja sen yhteisöön. Kokemuksemme mukaan perehdykseen panostaminen toimii työntekijän sitoutumisen edistäjänä ja psykologisen turvallisuuden kehittymisen pohjana. Perehdytyksen avulla on mahdollista rakentaa sellaista yhteisökokemusta ja tunnetta, jossa työntekijä uskaltaa olla uudessa työyhteisössään oma itsensä toiset huomioiden. Moni uusi vincitläinen onkin tuuminut, että heti alusta lähtien on ollut sellainen tunne, kuin olisi tullut kotiin.

Tykkäsitkö artikkelista?

Anna pienet aplodit!

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *