1. Rekisterinpitäjä

Vincit Oyj (y-tunnus: 2113034-9)
Käyntiosoite: Visiokatu 1, Tampere
Puhelin: 029 170 7007

2. Rekisterin nimi

Vincit Oyj:n asiakas-, markkinointi- ja työnhakijarekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Asiakas- ja markkinointirekisteri:
Vincit Oyj
Nimi: Jarkko Järvenpää
S-posti: jarkko.jarvenpaa@vincit.fi

Työnhakijarekisteri:
Vincit Oyj
Nimi: Saana Rossi
S-posti: saana.rossi@vincit.fi

4. Rekisterin pitämisen käyttötarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
– Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito
– Laskutus
– Rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tarkoitukset, kuten tuotteiden
ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
– Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
– Uudelleenmarkkinointi verkkosivukäyttäytymisen perusteella verkossa ja
sosiaalisessa mediassa
– Työhakemusten käsittely ja rekrytointeihin liittyvä viestintä

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn
tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisäätteiset velvoitteet, sopimus,
suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja
rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys voi muodostua
esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään
yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi
rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan
yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin
sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien
tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita
hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi
liittyminen Vincit Oyj:n uutiskirjetilaajaksi, opassisältöjen lataaminen tai tietojen
syöttäminen ja tallentaminen rekrytointijärjestelmään). Rekisteröidyllä on oikeus
peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla
yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:
– Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja
yhteyshenkilöistä
– Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja
yhteyshenkilöistä
– Potentiaalisista asiakkaista
– Työnhakijoista
– Muista sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia
tietoja:

Asiakas- ja markkinointirekisteri
– Nimi
– Sähköposti
– Puhelinnumero
– Yritys ja asema
– Yrityksen osoitetiedot
– Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyvät tiedot
– Uutiskirjeen tilaus ja analytiikka
– Sähköisen materiaalin tilaus verkkosivuita
– Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka
– Osallistuminen tapahtumiin
– Markkinointikielto

Työnhakijarekisteri
– Nimi
– Yhteystiedot
– Työhakemus, ansioluettelo ja muut työnhakijan antamat lisätiedot
– Työhakemuksia säilytetään kahden vuoden ajan.

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on
tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta.
Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta
säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien
tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:
– Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi
– Suoraan rekisteröidyltä itseltään työnhaun ja rekrytoinnin osana
– Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana
– Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja
kaupparekisteri)
– Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, yhteistyö- tai
muussa sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta

Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietoja tallennetaan rekisteriin käyttäjän tilatessa Vincit Oyj:ltä ladattavaa
materiaalia, ilmoittautuessa tapahtumaan tai webinaariin tai jättäessään
yhteydenottopyynnön. Lisäksi henkilötietoja tallennetaan rekisteriin, mikäli henkilö kuuluu Vincit Oyj:n kumppani- tai asiakasyritykseen. Suoramarkkinoinnin
rekisteritietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai julkisesta verkosta.

Työnhakijarekisteri
Tietoja tallennetaan rekisteriin työnhakijan täytettyä Vincit Oyj:n
työhakemuslomakkeen.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille,
paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan
lainsäädännön niin vaatiessa. Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen
toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät
henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa
tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Työnhakijarekisterin tietoja säilytetään ja käsitellään ETA:n ulkopuolella
Recruiterbox-järjestelmässä. Recruiterbox täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen
(GDPR) vaatimukset henkilötietojen käsittelystä.

8. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja
työtehtävissään. Henkilötietoja voidaan käsitellä eri tietojärjestelmissä, jotka ovat
joko Vincit Oyj:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Olemme varmistaneet, että
kumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Työnhakijarekisteri
Työnhakijoiden henkilötiedot tallennetaan Recruiterboxin Amazon Web Services –
palvelimelle, joka täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vincit Oyj:n
työntekijöillä on oikeus päästä rekisterin tietoihin vain silloin, kun heidän
työtehtävänsä sitä vaatii.

Emme käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana
henkilötietojen käsittelytoimintaa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat, tapauskohtaisesti sovellettavat oikeudet:

Oikeus Kuvaus
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Vastustamisoikeus Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

 

Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 3
ilmoitetuilla yhteystiedoilla. Pyrimme vastaamaan sinulle mahdollisimman pikaisesti
ja annamme tarvittaessa lisäohjeita tai esitämme lisäkysymyksiä pyyntösi johdosta.
Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja
velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä
tunnistamaan sinut riittävällä tavalla.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin
kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai
kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

10. Evästeet

Käytämme tällä verkkosivustolla evästeitä (cookies), joiden avulla käsittelemme ja
analysoimme verkkosivustomme käyttöön liittyviä tietoja. Evästeet ovat pieniä
tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi, kun käyt tietyillä verkkosivuilla.
Evästeiden avulla pystymme ymmärtämään paremmin, millaisesta sisällöstä
sivustomme käyttäjät ovat kiinnostuneita ja tarjoamaan heille relevanttia sisältöä.
Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käyttäjä voi kuitenkin
halutessaan estää evästeiden käytön selainasetusten kautta.

11. Lisätiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen suorittamaamme henkilötietojen käsittelyyn, voit
ottaa yhteyttä meihin tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 3 ilmoitetuilla
yhteystiedoilla.

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.08.2019.

Seuraavaksi Blogi