Pirkka Rannikko

Pirkka Rannikko

UX and Service Design

pirkka.rannikko@vincit.fi

TwitterLinkedIn

Retrospektiivi eli retro on ohjelmistokehitystiimeille olennainen työkalu tiimin toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tässä blogissa kerron, miten retron voi pitää, kun porukkaa on paljon ja aikaa vähän. Mukana on tietysti myös ajatuksia virtuaalifasilitoinnin näkökulmasta eli miten etäretroillaan.

Kaukaisessa menneisyydessä, kun ihmiset vielä sankoin joukoin tapasivat toisiaan, Suomen Fasilitaattorit Ry:n (FAFA) porukkaa kävi Vincitillä kylässä kuuntelemassa asiaa retrospektiiveista ja kokeilemassa niiden fasilitointia. Kirjoitin blogia tapahtuman (17.2.) jälkeen, mutta se jäi muiden juttujen jalkoihin. Nyt sattuneesta syystä tekstin julkaisu ilman virtuaalifasilitointinäkökulmaa tuntuu esihistorialliselta, joten ajan hengen mukaisesti pohdin asiaa hiukan myös siltä kantilta, miten retrot voisi pitää etänä.

Mikä on retrospektiivi?

Vincitin blogissa on aikaisemminkin kirjoitettu retroista ja jutusta saakin hyvän käsityksen siitä, miten meillä aihetta lähestytään. Seuraavassa myös vähän kertausta ja pari havaintoa retroista, ennen kuin mennään itse reseptiin.

Retrot juontavat juurensa Scrumista, joka on ohjelmistotuotekehityksen viitekehys. Retron idea on, että kehitystiimi tarkastelee toimintaansa jokaisen sprintin eli kehitysjakson (esim. 2 viikkoa) päätteeksi. Tästä tarkastelusta nostetaan konkreettisia toimintatapoihin liittyviä kehitystoimenpiteitä seuraavan kehitysjakson työjonoon tehtäväksi.

Tiimi:

  • pohtii, mikä on mennyt hyvin tai toimii,
  • mitä voisi parantaa tai muuttaa ja
  • valitsee tämän perusteella mitä asioita kehitetään.

Tiimi myös toivottavasti tekee suunnitelman siitä:

  • miten kehitetään,
  • koska,
  • kenen toimesta ja
  • miten seurataan kehitettävän asian toteutumista ja hyötyjä.

Noudatti tiimi Scrumia sellaisenaan tai ei, ovat retrospektiivit tiimeille joka tapauksessa tärkeä jatkuvan parantamisen työkalu. Edistyneet tiimit hyödyntävät retrospektiiveja analyyttisesti toimintansa kehittämiseen ketterin kokeiluin, mutta yhtä tärkeää on päästä sanomaan ääneen miltä jokaisesta tuntuu. Perinteisen sprinttiretron lisäksi retroja voikin pitää eri teemoista, esim. henkilöstön fiilisretro, juurisyyanalyysi, vuosineljänneksen tuloksen analysointi jne. Tässä muuttuneessa maailman ja työnteon tilanteessa retrot ovat myös oivallinen työkalu uuden tilanteen ja sen vaikutusten ja niistä selviämisen pohdiskeluun ja työstämiseen.

Oli retron teema mikä hyvänsä, kannattaa niiden tavoite miettiä aina etukäteen, koska se tietysti vaikuttaa siihen kenen pitäisi osallistua ja millainen läpivienti retroon kannattaa suunnitella. Ja tästä päästäänkin sitten retrojen fasilitointiin.

Fasilitoinnista apua retrospektiivien pitämiseen

Vaikka jokainen voi organisoida ja läpiviedä retrospektiivin ilman minkäänlaista koulutusta, on perustason fasilitointimenetelmistä paljon apua. Kyseessähän on kuitenkin työpaja, jossa tulosten aikaansaamiseksi ihmisten tulisi osallistua aktiivisesti. Aktiivista osallistumista tukee psykologinen turvallisuuden tunne, jonka luomisessa auttaa yhteisten pelisääntöjen kertaaminen tilaisuuden alussa sekä ihmisten erilaisten viestintä- ja käyttäytymistapojen huomiointi. Esim. osallistujat voi laittaa ensin hetkeksi itsenäisesti pohtimaan käsiteltävää asiaa ennen kuin siitä keskustellaan koko porukalla. Näin hiljaisemmatkin pääsevät helpommin ajatustensa kanssa ääneen vaikka ryhmässä olisi viestintätyyliltään hallitsevampia tyyppejä mukana. Ryhmän tuotokset kannattaa laittaa aina näkyville, jotta keskustelu on helpompi pitää asiassa. Ota siis postit-laput, fläpit ja tussitaulut avuksi.

Jos kaikki osallistujat eivät pääse fyysisesti paikalle, löytyy netistä työkaluja joilla tuotokset voi jakaa digitaalisesti. Viime päivinä mm. Google Jamboard, FunRetro ja Digitaalinen Topaasia ovat olleet meillä kovassa käytössä. Grape Peoplen Jonas Rajanto on ansiokkaasti listannut joukon muita työkaluja ja Facebookin Virtual Facilitation Finland ryhmässä käy nyt kova pöhinä.

Olen huomannut, että retroihin liittyy muutama usein toistuva ongelmaa. Ensimmäinen on yksinkertaisesti se, että retroja pidetään liian harvoin. Tästä seuraa se, että esiin kaivetut asiat saattavat jäädä liian ylätasolle eikä konkreettisia kehitystoimenpiteitä synny. Voi myös olla, että jos asiakas on retroissa mukana, niin tiimi ei syystä tai toisesta pääse käsittelemään teknisiä asioita. Toinen ongelma on se, että retroissa ei pureuduta kehitystoimenpiteiden sisältöön tai suunnitteluun niiden käytäntöön viemiseksi. Omistajuutta ei löydy ja ideat jäävät pinnallisina ikuiseen limboon pyörimään. Jatkuva parantaminen jää kahvipöytäpuheiden tasolle.

Näistä syistä suosittelen pitämään retrot säännöllisesti ja usein (esim. 2 tai 4 viikon välein) ja keskittymään kehitystoimenpiteiden suuren määrin sijaan niiden laatuun. Asiakas kannattaa ottaa retroihin mukaan vähintään tuoteomistajan hahmossa, mutta siten että tiimi edelleen kokee, että on ok käsitellä myös teknisiä yksityiskohtia. Yksi hyvä tapa on pitää joka toinen retro asiakkaan kanssa ja joka toinen tiimin kesken.

Nämä seikat pitää siis ottaa huomioon retron ajankäytössä eli suunnittele siten, että käytätte vähemmän aikaa kehitysideoiden generointiin (määrään) ja enemmän aikaa niiden syventämiseen (laatuun) ja suunnitelman tekemiseen. Harjoitusmenetelmät kannattaa valita siten, että ne tukevat tätä eli tiimi valitsee osallistujille tärkeät ideat jatkoon ja kehittää niitä edelleen. Esimerkiksi idealogi on hyvä menetelmä, joka auttaa konkretisoimaan ideoita ja lisäämään ideoiden omistajuuden tunnetta.

30 henkeä ja tavoitteena tulokset tunnissa

No miten sitten käytännössä suunnitellaan retro 30 hengelle niin, että tuloksia saadaan tunnissa? Tarkastellaan asiaa yleisesti sekä FAFA:n retroharjoituksen esimerkin kautta.

Ensinnäkin porukka pitää jakaa 5–6 hengen pienryhmiin, joissa harjoitukset tehdään ns. rinnakkaisina prosesseina. Muuten aika ei riitä vaikka sitä olisi enemmänkin kuin tunti käytettävissä. Vastaavasti tilan pitää tukea pienryhmien samanaikaista äänekästäkin työskentelyä.

Virtuaaliretrossa pienryhmätyöskentely on vielä haastavampaa, mutta ei mahdotonta, kun varaa lisää aikaa ja pitkää pinnaa kaikelle tekniselle säädölle. Jos käytössäsi ei ole etätyökalua, joka mahdollistaa pienryhmiin jakautumisen helposti, niin yksinkertainen keino on luoda pienryhmätyöskentelyä varten jokaiselle ryhmälle oma kalenterikutsu Google Hangouts tai Microsoft Teams linkillä ja ohjeistaa ryhmäläiset sitten työskentelemään näissä kunnes taas palataan yhteen. Apufasilitaattorit nousevat tässä koreografiassa arvoon arvaamattomaan.

Agile Retrospectives -kirjassa esitellään retroille vaiheistus, jota voi käyttää suoraan ajankäytön suunnittelun pohjana.

Set the stage – Aloitus

Gather data – Selkeytys

Generate insights – Ratkaisut

Decide what to do – Toimenpiteet

Closing – Lopetus

Seuraavassa suluissa esitetyt minuuttimäärät ovat ehdotuksia kunkin vaiheen ja harjoituksen osan ajankäytöstä.

Aloituksessa (5–10 min) kannattaa käydä läpi retrospektiivin aihe, tavoite, agenda, pelisäännöt, roolit (esim. miten fasilitaattori osallistuu sisältöön) ihan niin kuin minkä hyvänsä työpajan alussa. Lisäksi alkuun kannattaa ottaa jokin lyhyt harjoitus, jolla ihmiset saadaan aktivoitua seuraavia vaiheita varten. Harjoitus voi olla vaikka tiivis keskustelu siitä, mitä ihmiset odottavat retrospektiiviltä. Mitä enemmän ryhmässä on luottamusta, sitä nopeammin aloituksen voi viedä läpi. Toisin sanoen, jos tiimi on uusi ja kyseessä on ensimmäinen retro, niin aloitukseen kannattaa panostaa, jotta psykologinen turvallisuuden tunne saadaan luotua aktiivista osallistumista varten. Aloituksen päätteeksi kannattaa kertoa, millainen harjoitus on isossa kuvassa ja antaa yksityiskohtaiset ohjeet per harjoituksen osa. Muista huomioida myös ohjeistaminen kun suunnittelet retron ajankäyttöä. Esim. ryhmiin jakautumiseen saattaa mennä yllättävän kauan aikaa. FAFA:n harjoituksessa alustus käytiin muutamalla kalvolla läpi.

Selkeytyksessä (20–25 min) pureudutaan retron aiheeseen, eli selkeytys tyypillisesti kiteytyy kysymyksiin siitä, mikä toimii ja mitä voisi parantaa. 30 hengen porukka jaetaan tässä vaiheessa 5–6 pienryhmään ja ryhmät omille työpisteilleen. Jokaiselle työpisteelle kannattaa jakaa tarvittavat materiaalit jo etukäteen ajan säästämiseksi. Tämän jälkeen kerrotaan ensimmäisen harjoituksen osan ohjeet ja laitetaan hihat heilumaan. FAFA:n retroharjoituksessa kukin miettii ensin itsenäisesti aihetta (FAFA:n jäseneksi tuleminen ja sellaisena oleminen) Mad-Sad-Glad-jaottelulla (5 min) ja kirjoitti ajatuksensa post-it-lapuille. Tämän jälkeen kukin ryhmä järjesti lappunsa äänettömästi yhteenkuuluviin teemoihin (5 min) ja nimesi lappuryhmät (5 min). Äänetön ryhmittely säästää aikaa, kun lappujen merkityksistä ja suhteista ei neuvotella. Lopuksi pienryhmät valitsivat ryhmistä ja orvoksi jääneistä lapuista yhden jatkoon äänestämällä lappuja (5 min). Kukin ryhmäläinen sai sijoittaa lapuille kolme ääntä haluamallaan tavalla.

Ratkaisut (15–20 min) -vaiheessa retroissa kehitetään parannuksia/muutoksia selkeytyksessä valittuihin ongelmiin tai aiheisiin. FAFA:n harjoituksessa kukin jälleen ideoi itsenäisesti ratkaisuita ryhmän valitsemaan aiheeseen ja kirjoitti ajatuksensa post-it-lapuille (5 min). Tämän jälkeen ratkaisuista keskusteltiin pienryhmissä ja niitä jatkojalostettiin uusilla ideoilla (10 min). Keskustelun jälkeen pienryhmät valitsivat ratkaisulapuista yhden jatkoon äänestämällä lappuja (5 min). Kukin ryhmäläinen sai sijoittaa lapuille kolme ääntä haluamallaan tavalla.

Toimenpiteet (15–20 min) -vaiheessa retrossa laaditaan suunnitelma kehitettyjen parannusten/muutosten käytäntöön viemiseksi. Suunnitelman laatimiseen liittyy yleensä kysymyksiä kuten mitä, miten, kuka, koska ja miten seurataan? Suunnitelman sopivuutta voi peilata vaikka SMART-kriteereitä vasten. Kun suunnitelma on valmis, kannattaa se vielä selittää kokonaisuudessaan ääneen, jotta kaikki ovat samalla kartalla siitä mitä sovittiin. Yhdelle ratkaisulle ylätason suunnitelman pitäisi syntyä nopeasti, mutta jos ratkaisuita valittiin useita, tarvitaan suunnitteluaikaa luonnollisesti enemmän. FAFA:n harjoituksessa ryhmät laativat suunnitelmat (10 min) ja esittivät ne muille ryhmille (10 min / 2 min per ryhmä). Käytännössä olisimme tarvinneet lisää aikaa kunnon loppukeskustelulle ja mahdollisesti eri suunnitelmien yhdistelylle.

Lopetuksessa (5-10 min) vedetään yhteen mitä tehtiin ja mitä tuloksia saatiin. Lisäksi tarkistetaan, että nakit / action pointit kirjattiin suunnittelun yhteydessä muistiin ja sovitaan koska seuraava retro pidetään, jos se ei ole vielä kalentereissa. Loppuun voi tehdä jonkin nopean energisointiharjoituksen, jotta osallistujat lähtevät virkeänä päivän seuraavaan ohjelmaan. Fasilitoijana olen myös kiinnostunut kuulemaan miten retro vastasi osallistujien odotuksiin, millä tavalla se oli hyödyllinen ja numeerisen arvion ajankäytön hyödyllisyydestä.

Retroharjoituksen reflektointi

Käytännössä FAFA:n retroharjoituksessa ajankäyttö jakaantui eri osille suunnilleen näin (numerot minuutteja harjoituksen alusta):

Set the stage – Aloitus

...

Gather data – Selkeytys

00 Tiedonkeruu itsenäisesti lapuille

05 Lappujen äänetön ryhmittely pienryhmissä

10 Ryhmien nimeäminen pienryhmissä

15 Valitaan ryhmä tai yksittäinen lappu

 

Generate insights – Ratkaisut

20 Ideoidaan ratkaisuita itsenäisesti valittuun aiheeseen

25 Keskustellaan ratkaisuista

 

Decide what to do – Toimenpiteet

35 Valitaan yksi ratkaisu

40 Laaditaan toimenpidesuunnitelma valitulle ratkaisulle

50 Ryhmät esittävät (1 min) suunnitelmansa muille

6~ Loppu

 

Closing – Lopetus

...

Kuten huomata saattaa, niin aloitus- ja lopetusvaiheet eivät sisälly suunniteltuun läpivientiin. Olisi siis rehellisempää puhua “reilun” tunnin retrosta.

Näin tiukassa suunnitelmassa ei myöskään ole tilaa keskustelulle eikä juuri löysää aikaa mahdollisille ongelmille tai aikataulun kirimiselle. Retrojen ja minkä tahansa työpajojen ajankäyttöön kannattaa rakentaa löysää, jotta erilaisiin tilanteisiin pystyy reagoimaan tilaisuuden menemättä kuitenkaan yliajalle. Erityisesti kun kyseessä on etä- eli virtuaaliretrospektiivi.

Harjoituksen osallistujat vaikuttivat tyytyväisiltä harjoituksen antiin. Kaikki jäivät eloon, saimme FAFA:lle kehitysehdotuksia ja ihmisillä oli hauskaakin. Suunnitteluosan ohjeistus oli allekirjoittaneelle haastavin kohta, mutta siitäkin selvittiin. Kun aikaa on vähän, tulee ohjeiden olla kristallia.

Oikeassa elämässä en käytännössä suosittele tunnin retroa 30 hengelle, vaan kannattaa varata retroille enemmän aikaa ja pyrkiä vähentämään osallistujien määrää. Esim. 2 h retro kahden tai neljän viikon välein 4–8 hengelle on mielestäni tasapainoinen tavoite. Tällöin on oikeasti aikaa keskustella asioista mikä on tärkeää, sillä post-it-laput harvoin selittävät itse itseään eivätkä ne koskaan kata kaikkea mitä ihmisillä on mielessä.

Jos retro on osa sprintin vaihtopäivää, johon sisältyy sprintin tuotosten katselmointi ja seuraavan suunnittelu, niin tiimin palaverikunnon kannalta retron kestoa voi koettaa viilata kahdesta tunnista alaspäin. Tämä on ihan mahdollista, jos tiimi pitää retrot säännöllisesti ja ihmiset tuntevat ja luottavat toisiinsa. Tällöin osallistujien aktivointiin ja ohjeistukseen kuluu vähemmän aikaa. Säästetyn ajan voi sitten investoida vaikka hyviin taukoihin. Tämä on erityisen tärkeää, jos päivän ohjelma koostuu pelkästään etäyhteyden päässä roikkumisesta kuten kaikki olemme tässä viime päivinä saaneet huomata.

Vinkkejä loppuun

Yllä kuvattu harjoitus on yhdenlainen ääriesimerkki mahdollisen retron läpiviennistä. Retrojen fasilitoinnin “rakentaminen” ei ole itseisarvo vaan tärkeintä on, että tiimi pitää retroja usein ja säännöllisesti. Harjoituskertojen karttuessa tiimin kokemus retrojen pitämisestä kasvaa ja sen myötä myös tarve erilaisille retroille. Yksi hyvä keino vaihtelun lisäämiseksi retroihin on fasilitointivastuun kierrättäminen tiimin sisällä. Näin myös osaaminen leviää tiimissä. Toinen keino on tietysti uusien menetelmien ja harjoitusten kokeilu. Ideoita voi kätevästi hakea vaikka Retromat.org-sivustolta.

Sitten kun olet lukenut Agile Retrospectives -kirjan ja kaipaat vaihtelua tai tasonnostoa retrospektiiveillesi, seuraavista lukuvinkeistä voi olla apua:

 

 

Tykkäsitkö artikkelista?

Anna pienet aplodit!

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *