Essi Isohanni

Essi Isohanni

Director of Competence Development

essi.isohanni@vincit.fi

LinkedIn

Sanonnan mukaan jaettu ilo on kaksinkertainen ja jaettu suru vain puolikas. Mutta uskotteko, että jaettu oppimiskokemuskin voi olla kaksinkertainen? Mentorointiohjelmista tulee yleensä ensimmäisenä mieleen, että aktori saa kohdennettua tukea henkilökohtaisten tavoitteidensa edistämiseen, mutta käytännössä myös mentori oppii aina. Ja kaikkein tärkeimpänä koko organisaation toiminta kehittyy mentoroinnin myötä.

 

Univincity uudisti Vincitin sisäisen mentorointiohjelman vuonna 2019, koska halusimme ryhdistää toimintaamme tällä saralla. Tämä blogipostaus kertoo, miten uudistus suunniteltiin ja mitä sillä saatiin aikaan. Postaus on osa blogisarjaa, jossa kerrotaan Univinicityn toiminnasta. Sarjan ensimmäisen postauksen löydät täältä ja kokemuksia opintopiireistä täältä

Vincitillä ei ole ikinä ollut perinteistä uramallia, vaan eteneminen on aina pohjautunut jokaisen työntekijän henkilökohtaisille toiveille hänen kehittymisensä suunnista. Tätä on jo pitkään tuettu yrityksen sisäisellä mentoroinnilla. Vincitillä oli vaihe, jolloin meillä ei ollut ollenkaan esimiehiä, mutta esimerkiksi mentorien ja uracoachien palvelut työntekijöillämme oli silloinkin käytettävissään.

Aiemmin Vincitin sisäiset mentorit toimivat hyvin vapaamuotoisesti. Mentorointia toivova työntekijä otti itse yhteyttä henkilöön, jonka haluaisi mentorikseen, ja mentori ehdotti sopivaa ajankohtaa mentorointitapaamiselle. Tämä toimi pienemmässä työyhteisössä paremmin, mutta nyt kun vincitläisiä on jo useita satoja, havaitsimme tarpeen mentoroinnin uudistamiselle.

Mentorointitiimi

Vincitin mentorointiohjelman uudistustyöhön ryhtyivät yhteistuumin Vincitin organisaatiopsykologi Mari Jokiranta ja Univincityn reksi Essi Isohanni. Heillä molemmilla oli taustaa mentorointiohjelmien suunnittelusta, mutta hyvin erilaisista lähtökohdista. Mari on aiemmin MPS-yhtiöille työskennellessään suunnitellut ja ohjannut sekä organisaatioiden sisäisiä että organisaatioiden välistä mentorointiohjelmia. Essi taas on suunnitellut ja kehittänyt opiskelijoille suunnattua opettajamentorointia Tampereen teknillisellä yliopistolla.

– Mentorointiohjelmaa pyörittäessä mielenkiintoisinta on päästä seuraamaan sitä inhimillistä prosessia, kun yksilöt kasvavat ammatillisesti, sekä haasteita, joita tähän liittyy, tiivistää Mari kokemuksiaan satojen mentorointiparien työskentelyn seuraamisesta.

MPS-yhtiöiden aikaisen kollegansa Minna Hirsimäen kanssa Mari oppi, että mentorointi on ainutlaatuinen prosessi, jossa tarvitaan sekä suuntaa ja suunnitelmallisuutta että inhimillistä kohtaamista ja toisen haasteiden ja kokemusten äärelle asettumista.

Kuvassa: Mari (monitorin vasemmalla puolella) ja Essi starttailemassa mentorointiohjelman uuden ryhmän kanssa Hakaniemen toimistomme Verstaalla. (Kuva: Kimmo Sihvonen)

Keväällä 2020 mentorointitiimiimme liittyi myös Pirja Aarnio, joka vahvistaa joukkuettamme ratkaisukeskeisen coachin osaamisellaan. Hänen avullaan pystymme tukemaan Vincitin mentoreita entistä paremmin haastavissa tehtävissään.

Tavoitteet edellä, kohti pariutumista

Uudistettu mentorointiohjelmamme lähtee aina liikkeelle oppimisen tavoitteista. Aktoriksi hakeva kertoo, minkätyyliseen aiheeseen tai haasteeseen haluaa pureutua. Univincityn tehtävänä on etsiä mentoriksi henkilö, joka voisi parhaiten auttaa aktoria hänen tavoitteidensa saavuttamisessa.

Tavoiteorientoitunut toimintatapa tekee itseasiassa yllättävän suuren muutoksen Vincitin vanhaan käytäntöön, jossa aktori itse lähestyi henkilöä, jota toivoi mentorikseen. Kun aktori-mentori-parit muodostaa ulkopuolinen henkilö, saattaa muodostua yllättävämpiä yhdistelmiä kuin itse valiten. Hiukan erityylisten ihmisten valitsemisen tavoitteena on tietenkin laajentaa näkökulmaa vieläkin enemmän kuin tutun ihmisen kanssa asioita jakaessa. Lisäksi tuntemattoman henkilön kanssa pääsee aloittamaan mentorointiprosessin puhtaalta pöydältä tutustumalla ensin ihmiseen ilman ennakko-odotuksia.

Juhani Lehtonen toimii projektipäällikkönä Vincitin tuoteliiketoimintaa pyörittävässä tytäryhtiössä Vincit Solutionsissa. Kun hän haki mukaan mentorointiohjelmaan, valitsimme hänelle mentoriksi Lasse Leinon, joka on toisen tytäryhtiömme Vincit CoOp:in palkkalistoilla. Eri yhtiöissä työskentelemisen lisäksi Juhani ja Lasse sijaitsevat myös eri toimistoilla: Juhani Hakaniemessä ja Lasse Arkadiassa, molemmat kuitenkin Helsingissä.

– Täysin eri ympyröistä tuleva mentori toi todella paljon uusia näkökulmia työhöni. Mentorointitapaamisissa käytiin hyvää keskustelua, kehuu Juhani.

– Minulle itsellenikin oli mielenkiintoista päästä vähän sisään Vincitin tuoteliiketoimintaan vaihteluksi konsulttiprojektien arjelle, kertoo Lasse mentorin näkökulmasta.

Kuvassa: Lasse (oikealla) ehti Arkadiassa sijaitsevalta toimistoltamme piipahtamaan mentorointitapaamisessa Juhanin (vasemmalla) luona Hakaniemen toimipisteellämme.

Vincitin Tampereen toimiston työntekijät on jaettu kolmeen eri soluun, joten Tampereella mentorointiparit on tarkoituksella muodostettu toimiston sisällä solurajoja rikkoen. Jos syystä tai toisesta ei voida valita mentoria eri solusta, ollaan silti pyritty löytämään mentori, joka ei ole aivan samasta projektista.

Se hetki, kun mentorointiohjelman startissa paljastuu, kuka toimii kenenkin aktorina ja mentorina, on aina juhlava ja melkeinpä jännittävä. Pienestä yhteisestä jännityksestä saa potkua työskentelyn aloitukseen yhdessä.

Selkeä aikataulu ohjaa tavoitteita

Päätimme myös, että mentorointiohjelmamme on selkeästi aikataulutettu. Reilun puolen vuoden kuluttua mentorointistartista pidämme mentorointiohjelman finaaliin, jonka jälkeen mentorointitiimi ei enää fasilitoi mentorointiparin työskentelyä. Emme tietenkään estä mentorointipareja tapaamasta tämän jälkeenkään.

Kiinteä aikataulu tottakai rajaa sitä, minkälaisia tavoitteita mentorointiohjelman puitteissa voi saavuttaa. Emme kuitenkaan pidä tätä ongelmana, koska kaikki suuret tavoitteet on jo seurannan helpottamiseksi hyvä jakaa välitavoitteisiin. Mentorointiohjelmaan voi osallistua useamman kerran ja tarttua jokaisella mentorointiohjelman kierroksella yhteen välitavoitteista.

Esimerkiksi Vincitin designer Erdem Tutal suunnitteli jo seuraavalle mentorointikierrokselle hakemista, vaikka hänellä oli vielä työskentely mentorinsa Risto Nykäsen kanssa käynnissä.

– Olen kiinnostunut useista designin eri osa-alueista. Ensimmäisenä halusin oppia lisää businessmuotoilusta ja designstrategiasta. Mentorointitapaamiset Riston kanssa ovat olleet niin mielenkiintoisia, että aion ehdottomasti hakea mentoria myös jonkin toisen aiheen käsittelemiseen, kertoo Erdem suunnitelmistaan.

Vapaamuotoisesti, mutta ei tuuliajolla

Mentorointiprosessi etenee yleensä hyvin samantyylisellä kaavalla:

  1. Mentorointiparit aloittavat aktorin itse kuvailemista tavoitteista ja työstävät niitä vielä yhdessä. Usein tavoitteita täytyy oppimisen myötä vielä täsmentää tai korjata myöhemminkin mentorointiprosessin aikana.
  2. Jokainen mentorointipari tapaa itse määrittelemänsä aikataulun mukaan parhaaksi katsomallaan tavalla. Joillekin se voi olla yhteinen lounas tai kahvitauko kerran viikossa, toisille pidempi, asialistan mukaan etenevä palaveri kerran kuussa.
  3. Alun innostuksen laannuttua pidämme välitapaamisen, jossa mentorointitiimi tukee mentorointipareja. Tämä on havaittu tärkeäksi, jotta työskentely jatkuisi nousujohteisesti, vaikka siirrytäänkin haastavampiin aiheisiin.
  4. Mentorointiohjelma päättyy finaaliin, jossa mentorointiparit reflektoivat oppimisprosessiaan ja peilaavat tavoitteita toteutuneeseen. Lisäksi finaali on hyvä hetki myös hiukan juhlistaa saavutuksia.

Aiempien mentorointikokemusten pohjalta kehittelimme Vincitin uudistettuun mentorointiohjelmaan joitain tukitoimia mentorointipareille:

  • Startti, välitapaaminen ja finaali pidetään isomman ryhmän kanssa. Näin saadaan muodostettua pieni yhteisö, jossa useampi ihminen on suunnilleen samassa vaiheessa oppimisprosessinsa kanssa ja tukea kollegoilta voi saada jutustelemalla epäformaalistikin.
  • Kokosimme mentoroinnin työkirjan, joka ohjaa aktorin työskentelyä. Mentorointi on aktorivetoinen prosessi, joten päätimme aloittaa tukemalla aktorin työskentelyä. Ilmeisesti työkirjasta oli hyötyä, koska palautteessa toivottiin työkirjaa myös mentoreille.
  • Mentorointitiimistä on mahdollista pyytää fasilitattoria mentorointitapaamiseen tarpeen vaatiessa. Nyt kun mentorointitiimimme on laajentunut, on meillä entistä enemmän osaamista tähän.

Aikaa saa ja pitää käyttää

Jenni Mäenpää on Vincitin designer, joka on projekteissaan kokenut tarvetta pystyä perustelemaan design-ratkaisuja paremmin myös liiketoiminnan ja myynnin kannalta. Hän haki Vincitin mentorointiohjelmaan syksyllä 2019 tavoitteenaan ymmärtää enemmän liiketoiminnasta. Jennin mentoriksi valitsimme Petri Suhosen Vincitin myyntitiimistä.

Kuvassa: Jenni ja Petri jutustelemassa kahvikupposellisen ja kolan ääressä.

Kuten opintopiirissäkin, myös mentorointiohjelmassa suurimpana haasteena on ajankäyttö. Se, että meillä on yrityksen sisäinen mentorointiohjelma, viestii henkilöstöllemme, että suurempien oppimistavoitteidenkin miettimiseen saa ja pitää käyttää aikaa. Mentorointiohjelma luo myös pienen paineen edistää asiaa, eikä se jää niin helposti muiden asioiden jalkoihin.

Käytännön ratkaisuna ajankäyttöongelmiin Jenni ja Petri ovat pitäneet mentorointitapaamiset säännöllisesti lounaan äärellä ja valinneet paikaksi lounasravintolan, joka on kävelymatkan päässä, mutta kuitenkin hiukan kauempana kuin toimiston alakerrassa. On hyvä idea pitää tapaamiset eri ympäristössä kuin missä normaali arki pyörii.

Lounastauon käyttöön ottaminen mentorointitapaamisille oli Jennille ja Petrille kompromissi kiireisessä asiakastyössä. Yksi tärkeimmistä edellytyksistä mentorointiprosessin onnistumiselle on motivaatio ja sitoutuminen. Lounastapaamisen kalenteroimisen lisäksi tarvitaan tietenkin paljon muutakin.

– Mentorointiohjelman startissa ja välitapaamisessa saimme hyviä vinkkejä käytännön juttuihin. Mentoroinnin työkirjaa seuraamalla tiesin, mitä minun pitää milloinkin tehdä, kertoo Jenni, joka jaksoi myös kirjoitella ahkerasti muistiinpanoja työkirjaansa mentorointiohjelman aikana.

– Yksi hyödyllinen välitapaamisessa saamani vinkki oli rikkoa rutiinia. Yleensä tapaamisen aiheen valinta on aktorin tehtävä, mutta yhdessä tapaamisessa teimme päin vastoin ja Petri ehdotti käsiteltävän aihetta. Tämän seurauksena päädyin lukemaan Petrin valitseman kirjan. En olisi uskonut päätyväni lukemaan tietokirjaa konsultoinnista, mutta yllättävyydessään sekin oli hyvä kokemus, nauraa Jenni.

Jaettu oppimiskokemus vaikuttaa laajasti

Kuten lähes kaikilla aktoreilla, myös Jennillä tavoitteet muuttuivat mentoroinnin aikana. Hän kävi Petrin mukana jopa myyntitapaamisessa, eli aihepiiri laajeni aikalailla Jennin projektin ulkopuolelle ja pre-sales tiimimmekin vahvistui. Osittain tavoitteiden muuttuminen johtui siitä, että Jennin projekti vaihtui. Siitä huolimatta sekä aktori että mentori olivat finaalissa tyytyväisiä oppimisprosessiinsa.

– Vaikka mentoroinnin aiheena oli liiketoimintanäkökulma ja itse toimin mentorina, opin keskusteluissamme paljon siitä, miten Vincitin designerit toimivat. Olenkin nyt tuonut Vincitin myyntitiimin toimintaan ajatuksia siitä, miten design-näkökulmaa voitaisiin hyödyntää meillä enemmän jo myyntivaiheessa, kertoo Petri. Tämä on mainio esimerkki siitä, millaisia hyötyjä koko yrityksen tasolla saadaan, kun kollegat eri osaamisalueilta kohtaavat.

Myös kahden Helsingin toimistomme välimatkaa lyhentäneet Juhani ja Lasse kertoivat mentoroinnin vaikuttaneet Juhanin vetämien projektien lisäksi myös muihin Vincit Solutionsin projekteihin.

– Teimme Juhanin haasteisiin liittyen yhdessä juurisyyanalyysin, joka oli varsin mielenkiintoinen ihan mentorinkin näkökulmasta, kertoo Lasse. Ilmeisesti juurisyyanalysiin avulla päästiin käsiksi olennaisiin aiheisiin, koska mentorointitapaamisissa pohditut ratkaisut Juhanin ongelmiin toimivat muissakin projekteissa.

– Olen kehitellyt ensimmäisen version projektimallista tuotetoimituksiimme ja toimintatapoja opitun jakamiseen projektin päättyessä, listaa Juhani aikaansaannoksiaan.

Täsmätarjontaa täsmätarpeisiin

Leon Suryatenggara on Vincitin designer, jota voi harvinaislaatuisuudessaan melkeinpä verrata yksisarviseen, koska designin lisäksi hän myös koodaa. Leon hakeutui mentorointiohjelmaan tavoitteenaan oppia integroimaan design-prototyyppejä tuotantoon. Hänen mentorikseen löysimme fullstack-kehittäjä Juho Sirénin.

Leon on mainio esimerkki siitä, miten yksilöllisiä tavoitteita työntekijöillä voi olla. Emme usko, että mistään olisi löytynyt juuri sopivaa kurssia kevyiden ohjelmointitaitojen kehittämiseen erityisesti designin näkökulmasta ohjelmistokonsulttiliiketoiminnan kontekstissa. Onneksi jokaiseen aiheeseen löytyy kollega, jonka erikoisosaamisesta saa uutta näkökulmaa.

Heti lentoon

Uudistettu mentorointiohjelmamme startattiin ensimmäisen kerran syyskuussa 2019. Hakemuksia tuli 20 aktorilta, joten päätimme pitää kaksi erillistä starttitilaisuutta: toisen Helsingissä ja toisen Tampereella. Kokemukset ja palaute ensimmäiselt kierrokselta olivat positiivisia, joten laitoimme uudelleen haun auki jo tammikuussa 2020. Vaikuttaa siltä, että jatkossa mentorointiohjelma käynnistetään Vincitillä noin kaksi kertaa vuodessa.

Järjestelemme parhaillaan kolmatta starttia korona-ajan poikkeuksin. Etätapaamisten yleistyminen on tehnyt etä-mentoroinninkin luontevammaksi, mikä jopa hiukan helpottaa järjestelyitä eri kaupungeissa sijaitsevien toimipisteiden suhteen.

Vaikka yrityksen sisäinen mentorointiohjelma vastaa moniin tarpeisiin, on ulkopuolinen näkökulmakin välillä tarpeen. Kun tällainen tarve tuli erään uuden aktorihakijan kanssa, löysimme ratkaisun Solitan asiantuntijajoukosta. Olemme todella iloisia, että Solita lähti innolla mukaan, ja toivomme myös voivamme tehdä vastavuoroisen palveluksen. Parasta on, kun voidaan saada aikaan yhteistä hyvää saman toimialan yritysten kesken.

Ja kaikki te, jotka innostuitte tästä, mutta ette juuri nyt ole perustamassa omaa mentorointiohjelmaanne: yksi hyvä teko voisi olla aktivoitua Suomen Mentorien suuntaan. Hekin tekevät hyvää työtä tällä saralla!

 

Tykkäsitkö artikkelista?

Anna pienet aplodit!