Yhteistyö aloitettiin kattojen tarkastuksia tukevan digitaalisen palvelun kehittämisellä. Ensimmäisessä vaiheessa automatisoitiin kattotarkastusten raportointiin liittyvät työkalut siten, että jo tarkastusta tehdessä tarkastajat kykenivät kirjaamaan havaintonsa suoraan järjestelmään.
Kehitystyön aloitus palvelumuotoilulla
Kunkin toimintokokonaisuuden kehittäminen alkoi palvelumuotoilulla: ensin hankimme kattotutkalaisten käytännön työstä tarpeeksi yksityiskohtaisen ymmärryksen. Haastattelujen avulla saimme hyvän yleiskuvan, mutta tärkeää oli käydä myös katolla katsomassa tarkastajan työtä käytännössä.
Palvelumuotoilun tavoitteena oli poistaa työstä turhia välivaiheita, joita aiempien työkalujen käyttöön liittyi. Räätälöity järjestelmä auttoi tässä kahdella tavalla:
- Käyttöliittymät voitiin rakentaa sellaisiksi, että kussakin työvaiheessa on suoraan tarjolla juuri ne tiedot ja toiminnot, joita siinä kohtaa tarvitaan. Kun näkymät vastaavat työlle ominaisia vaiheita, ei käyttäjä joudu jatkuvasti hyppimään eri näkymien välillä. Jokaisen työvaiheen saa hoidettua alusta loppuun samassa näkymässä.
- Kun järjestelmä on omissa käsissä, kaikki oleellinen tieto saadaan mukaan juuri oikeassa muodossa. Kenenkään ei tarvitse enää käsin siirtää tietoja ohjelmasta tai näkymästä toiseen, vaan ne siirtyvät konepellin alla saumattomasti aina sinne, missä niitä tarvitaan.
Käytännön esimerkki tästä on ns. havaintokartta. Aiemmin tarkastaja laati kaaviokuvan katon korjaustarpeista itse. Käsityö vei aikaa, ja vangitsi lopputuloksena syntyvän kartan raporttidokumentin uumeniin – josta se täytyi myöhemmin erikseen kaivaa, kun korjaustiimi lähti tekemään työtään.
Nyt tarkastaja vain merkitsee kunkin tarkastushavainnon sijainnin dronen ottamaan valokuvaan. Kartta syntyy raportille automaattisesti, ja sijaintitieto saadaan suoraan näkyviin myös asentajalle, joka kyseisen vian korjaa.
Digitaalisesti koostettu raportti nopeutti tarkastajien työtä ja teki lopputuloksesta laadukkaamman, tasalaatuisemman ja kattavamman. Raportin pystyy nyt tekemään vähemmilläkin tietoteknisillä valmiuksilla, laadun kärsimättä.
Digitalisointia askel kerrallaan
Tarkastustoiminnallisuuden jälkeen Kattotutkan kilpailukyvyn kehittämistä jatkettiin digitalisoimalla yrityksen toiminnallisuuksia askel kerrallaan. Työ kattoi mm. myyntiä ja työnjohtoa tukevien palveluiden kehittämisen. Kokonaisvaltainen toiminnanohjausjärjestelmä alkoi hahmottua toiminnallisuus kerrallaan. Valmissovelluksista on vähitellen luovuttu.
Merkittävää projektin onnistumiselle oli se, että Kattotutka ei ottanut käyttöön ERP:iä vain siksi, että sellainen kuuluu yrityksellä olla. Sen sijaan liiketoiminnan haasteita lähdettiin ratkaisemaan yksi kerrallaan. Koko yhteistyön ajan jo olemassa olevia toiminnallisuuksia on myös on viety eteenpäin ketterien menetelmien avulla.