Vincitin työkalut

Meiltä kysytään usein, mitä työkaluja Vincitillä käytetään. Tämä kirjoitus pyrkii vastaamaan tähän kysymykseen, ja kertomaan lyhyesti työkaluista kertyneitä kokemuksia. Ohjelmistokehityksessä käytettäviä työkaluja en tässä yhteydessä käsittele, sillä ne ovat lähtökohtaisesti vapaasti valittavia ja niiden kirjo on todella laaja.

Sähköposti, kalenteri ja toimisto-ohjelmat

Otimme Suomessa ensimmäisten joukossa käyttöön vuonna 2010 Google Appsin. Koska se on jo monille tuttu, kerron vain lyhyen yhteenvedon kokemuksista.

Sähköposti ja kalenteri Google Appsissa toimivat mainiosti. Google Sheets riittää hyvin yleisimpiin taulukkolaskentatarpeisiin, mutta Google Docs -tekstinkäsittelystä puuttuu useita perustoimintoja kuten kappaleiden automaattinen numerointi. Lisäksi pitkien dokumenttien käsittely voi olla hidasta.

Yhteiskäyttö selaimessa toimii molemmissa erittäin hyvin. Offline-toiminnallisuus vaatii Chrome-selaimen, eikä offlinen aktivointi ole aina ollut ihan suoraviivaista.

Esitysten tekemiseen tarkoitettu Google Slides on valitettavasti hyvin ankea, mistä johtuen Vincitillä käytetään - henkilöstä riippuen - ainakin PowerPointia (PC), Keynotea (Mac) ja Preziä. Tämä vaikeuttaa materiaalin siirtämistä esityksestä toiseen, mutta ei ole järkeä pakottaa ihmisiä käyttämään työkaluja joihin eivät halua koskea.

Dokumentit tallennamme Google Driveen. Viimeisen päivityksen jälkeen Driven selainpohjainen käyttöliittymä muuttui sangen tahmeaksi, ja esimerkiksi tiedostojen siirto kansioon jossa on paljon alakansiota nostaa verenpainetta.

Chat-palvelu

Nopeasti yleistyvä Slack on käytössä myös Vincitissä. Slack on selaimella käytettävä SaaS-palvelu, tosin sitä voi käyttää myös asennettavan sovelluksen kautta. Slack on helppo integroida suoraan useisiin muihin palveluihin, sen kautta voi jakaa tiedostoja ja toki myös kahdenkeskinen viestintä onnistuu. Mobiilisovelluksella keskusteluun on helppo osallistua myös kännykällä.

Slackiin voi luoda kaikille avoimia sekä rajoitettuja keskustelukanavia. Lisäksi yksittäisille kanaville voi kutsua myös ulkopuolisia käyttäjiä, esimerkiksi asiakkaan edustajia. Äänipuhelut ja näytönjako eivät toistaiseksi onnistu, mutta niillekin pitäisi olla pian tulossa tuki.

Asiakkuudenhallinta

CRM:nä Vincitillä on käytössä Pipedrive. Sen ominaisuudet soveltuvat mainiosti Vincitin kaltaiselle yritykselle.

Pipedriven avulla hallitsemme myynnin tilannetta sekä asiakkaiden yhteystietoja. Rajapintojen avulla Pipedrive on helppo integroida muihin järjestelmiin, ja tietojen käsittely onnistuu myös kännykällä sovelluksen avulla.

Tehtävien ja projektien hallinta

Trello on mainio työkalu, jolla periaatteessa vain luodaan listoja joihin voi lisätä kortteja. Kortteja voi ajatella eräänlaisina virtuaalisina Post-it-lappuina. Vincitillä Trello on yleisimmin käytetty työkalu projektien hallintaan.

Projektien lisäksi Trelloa käytetään monipuolisesti muihinkin tehtäviin. Esimerkiksi uusille työntekijöille avataan oma Trello-taulu, jonne on listattu ensimmäisen viikon tehtävät.

Dashboard

Elokuussa otamme uudella Tampereen toimistolla käyttöön dashboardit. Niissä näytetään esimerkiksi some-statistiikat, tyytyväisyyskyselyiden tulokset, taloudelliset avainluvut sekä versionhallinnan muutokset.

Kokeilimme muutamaa vaihtoehtoa ja päädyimme Geckoboardiin. Sen avulla useimpiin käyttämiimme palveluihin integrointi onnistuu todella helposti, ja Zapierin avulla saamme loput tiedot välitettyä dashboardille. Geckoboardin helppokäyttöisyyden hintana on rajoitettu muokattavuus, mutta dashboardien suunnittelu on nopeaa ja lopputulos usein siisti, kun valittavissa ei ole tuhatta erilaista kaaviota.

Työhakemusten hallinta

Vielä pari vuotta sitten työnhakijoita hallittiin sähköpostilla ja Excelillä. Tämä aiheutti paljon manuaalista työtä ja sisäistä viestittelyä.

Tätä helpottamaan valitsimme Recruiterboxin. Se onkin toiminut ympäristössämme varsin hyvin. Rekrytointiprosessin vaiheet voi mallintaa vapaasti, kaikki viestintä on mahdollista tehdä työkalua käyttäen ja hakijoita voi delegoida helposti henkilöltä toiselle.

Suurimmat puutteet Recruiterboxissa ovat lokalisoitavuus ja rajoittuneet rajapinnat. Nämä näkyvät esimerkiksi siten, että työpaikan hakija joudutaan toistaiseksi ohjaamaan Recruiterboxin omalle lomakkeelle. Kyseinen lomake tukee vain englantia, eikä sitä saa muokattua täysin muiden sivujen näköiseksi.

Lisäys 26.1.2016: nykyisin Recruiterbox tarjoaa myös REST-rajapinnan, jonka kautta palvelun voinee saumattomasi integroida sivuihin. Emme ole vielä tähän ehtineet tutustumaan.

Palveluiden integrointi

Kuten tästäkin kirjoituksesta näet, on Vincitillä käytössä useita SaaS-palveluita. Usein on tarve integroida näiden palveluiden tietoja keskenään.

Pari vuotta sitten otimme käyttöön Zapierin. Sen avulla pystyy muutamalla klikkauksella yhdistämään satoja palveluita. Esimerkkejä käyttökohteista Vincitillä:

  • Tieto voitetuista tai hävityistä kaupoista välittyy Pipedrivesta Slack-kanavalle.
  • Kun Recruiterboxiin tulee uusi työhakemus, lähtee siitä sähköposti Zapieriin. Zapier lisää työhakemuksen päivämäärän Google Sheets -tiedostoon. Kaava laskee tässä kuussa tulleiden työhakemusten määrän, ja Geckoboard hakee työhakemusten määrän suoraan määrätystä solusta.
  • Tieto julkaistusta blogikirjoituksesta näytetään Slackissa.

Zapier ei toistaiseksi pysty muokkaamaan tietoa vaan välittää sen sellaisenaan palveluiden välillä. Meille tämä ei ole ollut ongelma, koska tarvittaessa teemme muokkauksen esimerkiksi Google Sheetissä, mutta olen kuullut myös yrityksistä joille Zapier ei tästä rajoituksesta johtuen ole riittänyt.

Pasi Kovanen

Pasi Kovanen
Software with Passion.

8 kommenttia

Maria sanoo:

Millä työkalulla hoidatte henkilöiden/työajan resurssoinnin eri projektien välillä? Löytyykö esim. Trellosta tähän riittävän hyvin apuja?

Pasi Kovanen sanoo:

Trelloon merkitään vapautuvat henkilöt ja tekijää vailla olevat projektit. Työajan kirjaus sekä varsinaiset allokoinnit (kuka on missäkin projektissa) hoidetaan talon sisässä kehitetyllä työkalulla.

Pete the HR sanoo:

Taitaa olla recruiterboxissa sellainen ongelma että henkilötietoja ei saa välittää EU:n ulkopuolelle. Sama ongelma tietysti useassa näissä Applicant Tracking – pilvissä joiden pannut hostataan jostakin Intiasta.

Pasi Kovanen sanoo:

Hyvä kommentti Pete! Katsotaan miten Privacy Shield vaikuttaa asiaan.

Pasi Kovanen sanoo:

Henkilöiden allokointi, projektien budjetointi ja työaikakirjaukset hoidetaan BIT-nimisellä työkalulla, joka ollaan tehty itse sisäistä käyttöä varten.

Moi Pasi. Miten teillä Vincitillä hoidetaan henkilöresurssien hallinta projektien välillä? Käytättekö tiettyä työkalua tähän?

haloo sanoo:

ja unohdettu laittaa referral linkit, n00bs!

maansiirtomies62 sanoo:

Olipa kivan puolueeton kirjoitus!

Liity keskusteluun