Vincit TBS – eli miten järjestät 300 ihmisen seminaarin ulkomaille

TBS eli Team Building Seminar on Vincitillä vuoden odotetuimpia tapahtumia, johon suurin osa ihmisistä osallistuu. Porukka matkustaa valittuun kohteeseen 2–3 päiväksi ja paikan päällä tutustutaan itseorganisoituvissa pienissä ryhmissä paikalliseen elämään ja kulttuuriin. Illalla kokoonnutaan yhdessä vertailemaan kokemuksia ja suunnittelemaan seuraavan päivän aktiviteetteja. Tavoitteena on synnyttää tilanteita joissa vincitläiset kohtaavat toisiaan uudessa, virikkeellisessä ympäristössä ja vuorovaikuttavat kollegoiden kanssa uusin tavoin. TBS:n aikana yhdessä koetut tilanteet tiivistävätkin yhteishenkeä, ja menneiden vuosien TBS-tapahtumia muistellaan vielä vuosienkin päästä.

Ahoy! TBS '16 Norjassa. Pian kotiin paluumme jälkeen kuvan M/S Johanna upposi.

TBS:n järjestäminen on firman sisäistä harrastustoimintaa, ja koska tykkään järjestää asioita olen itse ollut mukana järjestämässä reissuja muun muassa Berliiniin, Osloon ja Reykjavikiin. Ison seminaarin järjestäminen ulkomaille voi olla hankalaa tai helppoa, tai kallista tai edullista, riippuen lukuisista muuttujista. Jaan tässä nyt perustietoa siitä miten sinäkin voit järjestää satojen ihmisten tapahtuman ulkomaille verrattain helposti ja edullisesti.

Järjestelyjärjestys:

  1. Vahvista kohdekaupunki ja lennot
  2. Vahvista majoitus
  3. Järjestä ohjelma, kuten esim. yhteinen dinneri
  4. Muut käytännön asiat

Kohdekaupunki ja lennot

Lentojen hankinta on todennäköisesti järjestelyjen kallein ja työläin yksittäinen rutistus. Käytännössä kohdekaupungin valinta elää lentosaatavuuksien ja -hintojen mukaan. Toisinaan kohdetta ja lentoja on selvitelty jopa neljän kuukauden ajan, mutta välillä asia on ratkennut nopeasti muutamalla sähköpostilla. Mutta samaankin kohteeseen samoilla lentoyhtiöillä voi lippujen ostamisen hinta vaihdella jopa yli 100 %:lla, riippuen siitä miten ja milloin liput ostat.

Yleisiä ohjeita:

  • Charter-koneet ovat kalliita (meno-paluu helposti alkaen 100 000–150 000 €), ja niiden varaaminen on hankalaa. Unohda suosiolla ja suosi reittilentoja.
  • Suosi suoria lentoja ja vältä koneenvaihtoja. Mitä isompi porukka, sitä vähemmän haluat kompleksisuutta ja matkustamiseen kuluvan aikaa.
  • Toimi ajoissa. Reittilennot tulevat myyntiin jopa 12 kk ennen lähtöä ja ensimmäiset paikat myydään silloin.
  • Lentolippujen hinnoittelussa pätee kysyntäperusteinen hinnoittelu ja hintadiskriminaatio: koneen ensimmäiset paikat myydään halvalla, viimeiset paikat kalliilla.
  • Huomioi, että yhden reittilentokoneen kapasiteetti on pääsääntöisesti 140–180 ihmistä.
  • Ryhmävarauksissa lentoyhtiöt eivät yleensä halua myydä samaan koneeseen yli 100:a lippua kerralla. Voit varata 100 lippua ryhmävarauksena ja ostaa tarvittaessa yksittäisiä lisälippuja netistä. (Poikkeus: Kerran onnistuimme saamaan samaan koneeseen ryhmävarauksella 140 lippua.)
  • Osa lentoyhtiöistä myy ryhmävarauksia suoraan webbisivujensa kautta, jotkut lentoyhtiöt ainoastaan matkatoimistojen kautta. Saattaa olla hyvä idea selvittää matkatoimistojen ja lentoyhtiöiden keskinäiset omistussuhteet ensin ja käyttää omaa harkintaa sen suhteen, minkä matkatoimiston kautta tekee tarjouspyynnön. Kaikilla toimistoilla pitäisi olla samat hinnat, mutta on vaikea sanoa onko näin käytännössä.
  • Google-haku (”direct flights from Helsinki”), Skyscanner ja muut nettipalvelut ovat hyödyllisiä työkaluja matkakohdetta miettiessä.

Hetkeä ennen Islantiin laskeutumista. TBS '15.

Eräs hyväksi todettu sapluuna on tämä:

  • Arvioi tuleva osallistujien lukumäärä. Esimerkiksi meillä Vincitillä n. 65–70 % kohderyhmästä on lähtenyt reissuun aiempina vuosina.
  • Valitse kohde, johon lentää Suomesta (Helsingistä) kaksi eri lentoyhtiötä. Kun haluat lennättää kohdekaupunkiin satoja ihmisiä samoille päiville ja mahdollisesti yhtenevinä vuorokaudenaikoina, yhdellä lentoyhtiöllä loppuu kaista kesken (muista koneiden rajallinen kapasiteetti ja koneen viimeisten vapaiden paikkojen suolainen hinnoittelu). Varmista, että lentoajat ovat suunnitelmiisi sopivat.
  • Varaa esim. 100 lippua lentoyhtiöstä A ns. joustavana kiintiönä, johon osallistujien nimet voit ilmoittaa lentoyhtiölle (tai matkatoimistolle) muutamia viikkoja ennen lähtöä. Näiden nimien keräämisellä ei ole kiire.
  • Osta 100+ nimikoitua lippua suoraan lentoyhtiöstä B sillä hetkellä kun ne tulevat myyntiin. Myynti voi alkaa lentoyhtiön verkkokaupassa jopa 12 kk ennen lähtöä. Kerää 100+ ilmoittautumista jo 12 kk ennen lähtöä henkilöiltä, jotka ovat ns. varmoja lähdöstään. Pyydä kollega tai pari avuksi syöttämään nimiä ja vinguttamaan luottokortteja lentoyhtiön verkkokauppaan. Varaa ostohetkeen riittävän monta luottokorttia, sillä osa korteista lakkaa varmasti toimimasta muutaman oston jälkeen, ja varmista etukäteen että niissä on luottorajaa riittävästi. On normaalia, että lippujen keskihinta nousee hieman sitä mukaa kun ostat niitä lisää, mutta jos hinta nousee erityisen jyrkästi, saattaa olla hyvä veto odottaa ensimmäisen satsin ostamisen jälkeen muutama päivä ja kokeilla sitten uudestaan josko hinta olisi oleellisesti tippunut.
  • Osta nimikoituja hajalippuja netistä lisää sitä mukaa jos/kun tarve on.
  • Osta liput ilman ruumaan menevää matkatavaraa, jos mahdollista. Lyhyeen reissuun lähes kaikki tavarat mahtuvat käsimatkatavaroihin tai jos eivät, yksittäisten laukkujen ostaminen jälkeenpäin maksaa vain muutaman kympin.
  • Kaikkien lippujen ostaminen luottokortilla saattaa palvelumaksuista huolimattakin olla hyvä idea, sillä luottokorttiyhtiöltä saanee tarvittaessa rahat helpommin takaisin kuin lentoyhtiön konkurssipesästä.

Yksittäiset netistä ostettavat nimikoidut liput ovat toisinaan huomattavasti edullisempia kuin lentoyhtiöltä tai matkatoimiston kautta hankitut ryhmävarausliput. Toisinaan vain hieman edullisempia.

Optimointi ja pieni omatoiminen säätäminen kannattaa taloudellisesti – esimerkiksi vuoden 2018 kohteeseen olemme hankkineet liput em. sapluunalla lipunhinnoilla noin 110–280 € per lippu (keskihinta hieman yli 200 €), ollen suunnitelmissa liikkeellä jo 12 kk ennen lähtöä. Yritimme samaa kohdetta myös aiempana vuonna eri tavalla, noin 8 kk ennen suunniteltua lähtöajankohtaa, ja saimme silloin tarjouksen vastaavista lennoista samoilla lentoyhtiöillä noin 470 € per lippu -hintaan. Kustannussyistä aiempi yritys jäi tuolloin toteutumatta, sillä kokonaiskustannuksessa oli ”preemiota” ainakin 50 000 € suhteessa hintaan jolla nyt saimme liput käyttäen erilaista ajoitusta ja taktiikkaa.

Majoitus

Kun lennot on hankittu, sinulla on seuraavaksi kiire majoitusten kanssa. ”Kiire” siinä mielessä, että haluat oletettavasti saada kaiken:

  • Hyvä, keskeinen sijainti
  • Tarkoituksenmukaisuus: riittävä määrä erillisiä sänkyjä ja majoitukselle asetettujen laadullisten kriteerien täyttyminen
  • Kohtuullinen hinta

Mitä myöhemmin olet liikkeellä majoitusvarausten kanssa, sitä hankalampaa on löytää mitä haluaa.

Berliinin TBS:ssä (2017) majoituimme kahdessa laivassa Spree-joella. Nämä laivat kelluvat edelleen.

Korkean kustannustason maiden kaupunkikeskustassa ainoa järkevä majoitus saattaa olla iso hostelli, ja parhaat hostellit ovatkin siistejä ja viihtyisiä. Matalamman kustannustason maissa saattaa olla niin, että samaan hintaan saa kaupunkikeskustasta jo varsin laadukkaan hotellin, eikä hostellikulttuuria varsinaisesti laajassa mittakaavassa edes ole. Kohteesta riippumatta muista varmistaa, että majoitukseen sisältyy perusasiat kuten pyyhe, vuodevaatteet ja – jos mahdollista, myös – aamupala.

Google Maps, erilaiset majoitusten kilpailutussaitit (Booking, Agoda, Trivago jne.) ja Tripadvisorin tyyliset palvelut ovat hyviä paikkoja erilaisten majoitusten löytämiseen, mutta tee kuitenkin varsinainen varaus ottamalla suoraan yhteyttä ko. majapaikkaan.

Mikäli saatavilla on paikallinen yhteyshenkilö, joka työkseen järjestää ryhmämatkoja ja majoituksia, voi hän paikallistuntemuksellaan olla korvaamaton apu majoitusten etsinnässä ja vahvistamisessa sekä käytännön asioiden kuten lentokenttäkuljetusten järjestämisessä. Monia hyviä vinkkejä ja apua voit saada myös majapaikkasi henkilökunnalta.

Ohjelma

TBS:ssä meillä on tyypillisesti ollut osana virallista ohjelmaa mm. yhteinen illallinen. Kun illallistajia on satoja henkilöitä, on tähän soveltuvia ravintolatiloja saatavilla rajallisesti. Lisäksi monet ammatinharjoittajat kokevat isoissa tarjouspyynnöissä opportunistisen mahdollisuuden tarjota heikkolaatuista ruokaa moninkertaisella hinnalla suhteessa markkinahintaan. Näin ollen kun haluat sadoille ihmisille laadukasta ruokaa sopuhintaan, joutunet lähettämään useita saatavuustiedusteluja ja tarjouspyyntöjä.

Berliiniläisessä pizzeriassa oli hilpeä tunnelma.

Buffet-tyylinen ruokailujärjestely saattaa olla tehokkain ratkaisu mikäli ravintolalla ei ole valmiita prosesseja muunlaisen ruuan tarjoiluun suurelle ryhmälle. Jos majoitus on isossa hotellissa, saattaa heillä olla tilat ja valmiit prosessit illallisen järjestämiseen. Erilliset catering-yrityksetkin saattavat tulla kyseeseen. Painottaisin tässä kuitenkin prosessiosaamista: jos ravintolalla ei ole aiempaa kokemusta isojen henkilömäärien ruokailun järjestämisestä, jatka etsimistä. Valitse ravintola, jolla on hyvät arvostelut netissä, joka vastaa uskottavasti tiedusteluihin erilaisista ruokavalioista sekä allergioista ja josta ei jää "turistinen" fiilis. Muista, että yksittäin tarjoilu sadoille ihmisille on aikaavievää – voi olla hyvä idea esim. tilata muutamia erilaisia ruokajuomia jo valmiiksi pöytiin aseteltuina.

Vapaavalintaisen ohjelman suhteen on vähän yleisiä sääntöjä ja paljon tapauskohtaisuutta. Mitä isompi porukka, sitä haasteellisempaa yhteisen ohjelman järjestäminen saattaa olla. Mutta oli järjestettyä ohjelmaa tai ei, meillä TBS:ssä tyypillisesti tekeminen ei omatoimisilta ihmisiltä lopu kesken – aika kylläkin. Ihmiset tiimiytyvät luontevasti ja parhaiten ilman minkäänlaista ulkopuolista ohjailua. Tiimiytymistä tapahtuu spontaanisti kasvokkain tai puhelimen Slack- ja WhatsApp-ryhmien välityksellä.

Eräs tiimeistämme kohtasi Oslossa voimakkaita taide-elämyksiä.

Paikallinen yhteyshenkilö saattaa olla korvaamaton apu myös ohjelman järjestelyissä.

Muut käytännön asiat

Hyvä tapa kerätä ilmoittautumiset, huonejaot ym. nimet on esimerkiksi jaettu Google-taulukko, johon tehtävät muutokset näkyvät kaikille reaaliaikaisesti.

Muista varata kaikki lentokenttäkuljetukset useita kuukausia etukäteen ja suunnittele aikataulut siten, että lentokentällä ollaan noin kaksi tuntia ennen lennon lähtöä. Mieti ja viesti "plan B", eli mitä tehdä jos lentokenttäbussia ei tulekaan paikalle sovitusti. Meillä oli Islannin reissullamme "läheltä piti" –tilanne palatessa kun lentokenttäbussin kuljettaja nukkui pommiin ja lopulta saapui majapaikan ovelle kolme varttia myöhässä.

Kattava infomeili kaikille lähtijöille ennen lähtöä on hyvä idea. Näin kaikki tietävät miten ja milloin tehdä check-in, mitä ottaa mukaan (mm. passi), missä olla mihin aikaan, miten toimia yllättävissäkin tilanteissa jne. Järjestäjän mieli lepää kun käytännön asioita ei tarvitse selittää jokaiselle ihmiselle henkilökohtaisesti erikseen.

Toivottavasti näistä kokemuksista on hyötyä oman ulkomaanreissunne suunnittelussa! Kysymyksiä voit esittää alla tai lähettää minulle meiliä etunimi.sukunimi@vincit.fi.

Tarjolla on myös perheystävällinen vaihtoehto

Samaan aikaan Berliinin TBS:n kanssa vietti 35 vincitläistä perheineen viikonlopun Naantalin kylpylässä ja Muumimaailmassa.

Ymmärrettävästi perhe-elämän ja ulkomaanreissailun aikataulut eivät aina sovi yhteen. Siksipä niille vincitläisille, jotka eivät syystä tai toisesta pysty lähtemään TBS:ään, järjestetään Suomessa samaan aikaan vastaava, perheystävällinen tapahtuma. Emme ole vielä keksineet konseptille persoonallista nimeä, joten kutsumme sitä leikkimielisesti "perhe-TBS:ksi".

 

Esa Ojansivu

Esa Ojansivu
Innokas asiakkuuksien, itsensä, asioiden ja ihmisten johtaja laatikon ulkopuolelta.

Liity keskusteluun