Tarjouspyynnöt – faktaa vai fiktiota?

Tuukka aloitti hiljattain Vincitin myyntitiimissä eikä ole vielä täysin omaksunut Vincitin toimintatapaa. Jussi on digitaalisten palveluiden suunnittelija joka on turhautunut valmiiksipureskeltuihin tarjouspyyntöihin ja spekseihin joissa on ennalta määritelty huono ratkaisu huonoon ongelmaan.

Tuukka: Moro Jussi, tarvisin vähän sun jeesiä. Saatiin taas ihan mehukas tarjouspyyntö; asiakas haluais että rakennetaan niille mobiiliappis jolla niiden asiakkaat vois silleen pelillisesti tehä uusia tilauksia, pitäis olla hauska ja innovatiivinen. Tilaukset etenis sellasella viidakkoradalla jolla väistellään tiikereitä ja virtahepoja, ja jos ne kaikki onnistuu väistelemään, pääsee lopulta Viidakkokeisarin temppeliin tekemään sen tilauksen. SAP-integraatio tottakai. Natiivia iOS/Android appista haetaan, Windows Phonelle ei kuulemma tarvi tehä. Speksikin on tässä tarjouspyyntö-Excelissä mukana, ominaisuudet jo valmiiks määriteltynä. Helpottaa varmaan sun työtä? Saatko tästä laskettua arvion työmäärästä mitä tarvitaan käyttöliittymäsuunniitteluun ja viilattua muut tarjousmatskut ennen neljää tänään?

Jussi: Sori nyt mutta vaikuttaa tosi typerältä asetelmalta noin lähtökohtaisesti – miks on esimerkiks päätetty että tehdään pelillinen mobiiliappis joillekin tietyille alustoille? Todella tekninen lähtökohta. Mikähän tässä nyt on oikeasti se tarve tai ongelma jota ratkotaan?

Tuukka: No siis tää asiakas nyt vaan haluais tän speksin pohjalta arvion siitä että --

Jussi: Tää speksikin näyttää just sellasen konsulttifirman tekeleeltä jotka ei osaa muuta kuin kirjoittaa speksejä Exceliin. Haistan että on iso vaara että tässä speksissä on määritelty huono ratkaisu huonoon ongelmaan – ei tarkkaa näkemystä siitä mitä pyritään tuomaan tän asiakkaan liiketoimintaan lisää ja ratkaistaanko tällä jotain oikeasti riittävän merkityksellistä tarvetta loppukäyttäjän elämässä tavalla joka resonoi sen ihmisen kanssa. Vaikka tää speksi oliskin tän asiakkaan itse hyvässä tarkoituksessa kirjoittama, voi hyvinkin olla että tää perustuu oletuksille joita ei ole varmennettu ja jotka oikeasti onkin vääriä. Mä haluan ensin selvittää mikä olis mahdollisesti parempi ongelma jota me voitais lähteä näille ratkaisemaan ja vasta sitten suunnitella parhaan mahdollisen ratkaisun siihen parempaan ongelmaan.

Tuukka: Niin no en mä tiedä onks tässä välttämättä mitään järkee oo mutta käsitin edellisen tapaamisen pohjalta että asiakkaalla olis tälle 100 kiloa budua, ja hankintapäätös markkinointipomon käsissä joka nyt olis tilaamassa – eli eiks me nyt tolla rahalla tehä tää kun on pomminvarma keissi meille? Näillä on se ratkaisu jo valmiiksi mietittynä ja ne haluais meidät nyt vaan toteuttamaan sen ratkaisun – mutta sä siis haluat miettiä mikä se parempi ongelma olis?

Jussi: Tuukka, olis älyllisesti ylimielistä väittää että me tiedetään jo mikä se hyvä ratkaisu, tai edes paras mahdollinen ongelma on. Mä en vielä tiedä, mutta mulla on keinot ottaa selvää.

Olis huomattavasti hedelmällisempää että tää uus asiakas ja kaikki muutkin asiakkaat tulis meidän luokse sen oman ongelmansa kanssa, ei valmiiksi mietityn ratkaisun kanssa jonka haluaisivat meidän vaan toteuttavan. Me voidaan silloin käsitellä sitä ongelmaa alkupisteenä joka varmennetaan, saadaan mahdollisesti selville parempi ongelma ja lopulta ratkaistaan se ongelma parhaalla mahdollisella tavalla, koko ajan meidän oletuksia varmentaen. Näin tää asiakas sais käyttöönsä kaiken sen asiantuntemuksen ja osaamisen jota meidän suunnittelijoilla ja kehittäjillä on tarjota, ja toisaalta meidän suunnittelijat ja kehittäjät on tyytyväisempiä kun me saadaan antaa kaikki mitä meillä on annettavaa, eikä vaan pientä, meitä aliarvioivaa osaa siitä. Molemmat voittaa.

Tää asiakas pitäis nyt koutsata pois tästä viidakkopeliajatuksesta.

Tuukka: Meinaat että laitan tarjouspyynnön bumerangina takas asiakkaalle? Ootsä tosissas? Mitä liemiä te siellä design-tiimissä oikein vetelette?

Jussi: Kyllä, just näin. Mä haluan ensin selvittää mitä tarvetta meidän oikeasti kannattaa näiden kanssa lähteä ratkaisemaan ja miksi. Siltä pohjalta me voidaan lähteä rakentamaan parasta ratkaisua tähän tarpeeseen.

Tuukka: No pakko myöntää että tää kyllä kuulostaa järkevältä – tehäänkö niin että mä soitan sille asiakkaalle ja sanon että haluttais keskustella tosta niiden keissistä tarkemmin ja ehdottaa tarjouspyynnöstä poikkeavaa lähestymistapaa, katotaan mitä se sanoo. Tuu mukaan jos päästään jutteleen?

Jussi: Ilman muuta, katotaan miten käy!

Jussi Ahola

Jussi Ahola
I design things

Tuukka Sarkki

4 kommenttia

Matias sanoo:

Mukavasti kirjoitettu teksti! Näitä keskusteluja on meilläkin käyty vuosien varrella, mutta onneksi ei enää tarvitse. Tuntuu, että asiakaspuolellakin on pitkälti päästy näistä ajatusmalleista eteenpäin.

Mm. käyttäjäkeskeinen suunnittelu missä oikeasti paneudutaan asiakkaan kenttään erilaisin tavoin kuten haastattelut ja havainnoinnit, antaa hienot eväät tehdä kartoitusta todellisista tarpeista,sekä nykyisten järjestelmien aiheuttamista pinnetiloista. Tokihan siinä syntyy liikevaihtoa jos myydään valmiiksi rikkinäisiä ratkaisuja, mutta kyllä minä kumminkin kanssa kysyisin mieluummin ”että tehdäänkö tässä nyt hyvää vai pelkkää huttua ”. Hyvä asiakassuhde perustuu siihen että molemmat osapuolet laittavat itsensä likoon ja saavuttavat yhdessä tavoitteen, vaikka se olisikin eri kuin ensitilassa huomattiin.

Voisikohan tämän kaltainen trendi, tulla ratkaisu edellä, johtua kulttuurista jossa kannustetaan malliin: ”Tuo minulle ratkaisuja, älä ongelmia, niin tulemma toimeen”?

Jos ongelmia ei tuoda näkyviksi ja pohdita useammalta kuin yhdeltä näkökannalta, tuppaa ratkaisut jäämään ”oireiden” hoitamiseksi sen sijaan että hoidettaisiin juurisyytä. Ympäristöissä joissa ei ole totuttu puhumaan ongelmista, vaatii tämä tietysti rohkeaa haastamista ja uskallusta astua muutamille varpaille.

Itse kuitenkin uskon samoin kuin kirjoittajat että lopputuloksesta tulee parempi jos ymmärretään mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa.

Repa Reipas sanoo:

Ja asiakas vetää herneet nekkuun kun hänen osaamistaan kritisoidaan.

Liity keskusteluun