Luovuimme Trellosta ja otimme käyttöön tämän kaikkien tunteman vanhan keksinnön

Blogissamme on aiemmin kerrottu, miten käytämme Trelloa esimerkiksi projektinhallinnassa ja dokumenttien katselmoinnissa. Tiivis suhteeni Trelloon on kuitenkin alkanut pikkuhiljaa rakoilla.

Olemme käyttäneet markkinointitiimin tehtävien hallintaan jo pitkään omaa Trello-taulua, mutta sillä on ollut taipumus rämettyä. Kun taulua ei tule putsattua riittävän usein, on sieltä vaikea nähdä olennaisia asioita.

Joskus myös tehtävät saattavat jäädä huomaamatta kokonaan. Esimerkiksi vuosikellon luominen omaan alitauluun tuntui aikoinaan hyvältä idealta, mutta jouduin ottamaan käyttöön viikottaisen kalenterimuistutuksen, että vuosikello-taulua muistin vilkaista.

Trellon itseohjautuvasta käytöstä on myös se seuraus, että pienelläkään tiimillä ei aina ole tietoisuutta mitä kenelläkin on työn alla. Lisäksi helposti aletaan poimia rusinoita pullasta - eli toteutetaan ensin mieluisat tehtävät ja vähemmän motivoivat, vaikkakin suurempaa arvoa tuottavat, voivat jäädä roikkumaan.

Luin kesällä Sari Torkkolan mainion Lean asiantuntijatyön johtamisessa -kirjan. Sen innoittamana ehdotin, että luovumme Trellosta ja kokeilemme fyysistä valkotaulua. Vastustusta ei tullut, ja muutaman päivän päästä työhuoneessamme olikin kaksi suurta taulua. Koko tiimi työskentelee siis pääsääntöisesti samassa tilassa.

Sovimme, että aluksi jokaisella on kaksi itse valitsemallaan kuvalla varustettua magneettia, jotka rajoittavat keskeneräisen työn (Work in Progress, WIP) määrää. Työn alla voi siis kerralla olla korkeintaan kaksi tehtävää. Lisäksi sovimme, että pyrimme noudattamaan FIFO-periaatetta (First In, First Out), eli tehtävät toteutetaan siinä järjestyksessä kun tehtävälistalle saapuvat, toki aikarajat ja prioriteetit huomioiden.

Taulun personointi porukalla on mukavaa ja lappujen täyttäminen ja siirtely käsin tyydyttävämpää kuin pikseleiden raahaaminen ja pudottaminen hiirellä. Lyhyen aamupalaverin aikana on luontevaa seistä valkotaulun edessä.

Lisäksi taulun räätälöinti on nopeaa ja helppoa, kun uusia tarpeita tulee. Lisäsimme esimerkiksi tauluun oman osion tulipaloja varten. Nopeaa reagointia vaativissa asioissa tehtäväkortti tuodaan suoraan fire-osioon ja sinne siirretään tarvittavien henkilöiden magneetit kertomaan, ketkä osallistuvat sammutustehtäviin.

Kehotan muitakin yrityksiä kokeilemaan vastavirtaan uimista. Tehdään yhdessä analogisaatiosta megatrendi!

Pasi Kovanen

Pasi Kovanen
Software with Passion.

7 kommenttia

Pasi Kovanen sanoo:

Seppo: meillä on nyt ollut käytössä Stattyja, mutta mielessä on ollut että voisi noita Patboardin korttejakin joskus testata. Mukava kuulla että niistä on hyviä kokemuksia.

Omasta taustasta voisin vielä sen verran mainita, että erityisesti softakehityksen kontekstissa toki Scrum ja Kanban ovat minulle erittäin tuttuja, ja tuon kirjan lukeminen lähinnä toi taas fyysiset taulut mieleen. En ainakaan muista että siellä suoraan olisi esitelty valmiita tauluja 🙂

Seppo Pyykkö sanoo:

Me käytimme aikoinaan saksan back-officessamme Patboardin (patboard.com) TaskCardeja. Noita pystyi vielä kätevästi pinoamaan päällekkäin, jolloin työjono ei taululla viemyt kohtalaisesti tilaa (ja pinon paksuudesta hahmotti paljonko kenelläkin on keikkoja hoidettavana). Muuten taulun leiska oli häkellyttävän samanlainen kuin teillä, olisikohan luettu sama kirja 😉

-SPy-

Pasi Kovanen sanoo:

No otsikkohan on ajanut asiansa jos on tuonut iloa sinnekin!

Hienoa! Omissakin projekteissa analogiset suunnittelutaulut jäävät käyttöön, eikä kukaan enää parin viikon käytön jälkeen kaipaa taulun digitalisointia.

Työkalujen siisteyteen ja selkeyteen kannattaa panostaa heti aluksi. Valkotaulusta saa siistimmän näköisen, kun käyttää rajauksiin parin millimetrin merkintänauhaa (esim. Legamaster) ja teksteihin Dymo-tarroja. Työkorteista puolestaan saa jämäköitä, kun käyttää pohjana magneettipohjaa, johon sitten esim. tulostettu “osoitetarra” päälle. Eivät varmasti putoile vaikka isompikin tuulenpuuska kävisi. Ja käytettäessä napsahtelee miellyttävästi työvaiheesta toiseen 🙂

Kannattaa muuten heti alkaa seuraamaan miten paljon työkortteja päivässä/viikossa tulee valmiiksi. Halutessaan nuo S, M ja L työt voi pisteyttää. Tämä helpottaa jatkossa työsuunnittelua ja priorisointia.

Erkki Nimimerkki sanoo:

Meneekö Vincitillä jo niin huonosti että pitää klikkihuoraus otsikointiin lähteä? Aihe kun kuitenkin oli hyvä.

Tälle otsikoinnille tuli naureskeltua työkaverien kanssa.

Pasi Kovanen sanoo:

Värit kertovat, minkälaisesta hommasta on kysymys. Vihreä lappu on video, pinkki visuaalista suunnittelua, sininen tekstin tuottamista, keltainen webbiä ja oranssi kaikkea muuta. Oikeassa yläkulmassa on kaikki värit ja niiden selosteet, kun ei niitä kuitenkaan muista (tämä on yksi ongelma trellon labeleiden kanssa).

Kortissa on riittävästi tietoa että tiimi tietää mistä on kysymys, ulkopuolisille niiden ei tarvitse sellaisenaan aueta. Tällä hetkellä korttiin kirjoitetaan mistä on kysymys, ja sen lisäksi kesto (S < 1 vrk, M = enintään viikko, L > viikko), proriteetti (enintään kolme tähteä) ja deadline, jos sellainen on. Kun kortti valmistuu, kirjoitetaan siihen viikko jolloin se valmistui, jotta voidaan koko yritys pitää kartalla siitä mitä on tapahtunut.

Läpimenoaikoja emme toistaiseksi mittaa.

Pasi Mikkonen sanoo:

Olen saman kirjan perusteella miettinyt suunnitelutiimin työn lean-sovittelun aloittamista kanbanilla. Mitä korttien väritys merkitsee? Mitä tietoja kortissa on? Kiitos!

Liity keskusteluun