Dokumenttien hajautettu katselmointi Trellon avustuksella

Listautumisannin yhteydessä julkaisimme markkinointiesitteen. Tämän 24-sivuisen opuksen toteuttamiseen osallistui yhteensä yksitoista henkilöä neljästä yrityksestä, kahdella eri paikkakunnalla. Aikataulu oli erittäin tiukka ja esitteen piti olla virheetön.

Päätimme heti, ettemme toteuta perinteistä ”miljoona sähköpostia” -katseluprosessia. Aikaa sähköpostien perkaamiseen kuluu valtavasti, kynnys yksittäisen pilkkuvirheen korjaamiseen on suuri, on vaikea pysyä perässä mitkä muutokset on tehty ja helposti osa korjauspyynnöistä jää huomaamatta. Lisäksi muutoksiin liittyvä keskustelu entisestään lisää viestitulvaa.

Halusimme tehdä jotain fiksumpaa. Niinpä päädyimme kokeilemaan Trelloa katselmointimuutosten hallintaan. Aiemmassa kirjoituksessa kerroin Trellon muista käyttötarkoituksista Vincitissä.

Oli odotettavissa, että esitteen ensimmäiseen vedokseen tulisi läjäpäin kommentteja. Siksi loimme oman listan jokaista esitteen aukeamaa varten. Tämä olikin sangen oiva ratkaisu, koska eräältäkin aukeamalta löytyi jopa 14 korjattavaa kohtaa.

Tästä eteenpäin jokaista uutta esitteen versiota varten luotiin yksi lista, jonka ylimpään korttiin liitettiin katselmoitavana ollut uusi versio ja alle lisättiin kortteja jokaista muutosta varten.

kortti

Sen sijaan, että yksittäiset kortit olisi siirretty omalle ”DONE” listalle, käytimme korteissa värimerkintöjä. Oli erittäin tärkeää, että täydellinen muutoshistoria on helposti jäljitettävissä koko projektin ajan. Niinpä esitteen taitosta vastannut Eero merkitsi kortit vihreällä värillä sitä mukaa, kun sai korjaukset otettua mukaan. Kaikki muutoksiin liittyvä keskustelu käytiin myös kortteja hyödyntäen.

Muitakin värejä otettiin käyttöön:

varit

Trellon avulla katselmoitiin kymmenen esitteen versiota, ja muutosehdotuksia kirjattiin kolmisensataa.

trellotaulu

Kokonaisuudessaan valitsemamme menetelmä toimi erittäin hyvin. Aluksi osa katselmoijista lähetti muutoksia sähköpostilla, josta ne syötettiin kuitenkin aina Trelloon. Lopulta muutosvastarinta murtui ja kaikki siirtyivät suoraan Trellon käyttöön.

Trellon kännykkäsovellus osoittautui myös erittäin käytännölliseksi. Esitettä muokattiin ja katselmoitiin lähes kellon ympäri. Kaikki taululle tehdyt muutokset aiheuttivat välittömästi hälytyksen sovelluksessa, joten oli erittäin helppo pysyä jatkuvasti tilanteen tasalla paikasta riippumatta.

Muuttaisinko jotain seuraavalla kerralla? Itse katselmointiprosessi toimi hyvin, mutta pari ensimmäistä kierrosta teksti olisi kannattanut jakaa esimerkiksi Google Docsin avulla InDesignilla tehdyn PDF:n sijaan. Tässä vaiheessa kommentit olisi voinut myös jakaa Docsin kautta. Esitteen taittaminen aloitettiin liian aikaisessa vaiheessa, mikä aiheutti tuskastumista kun taittovaiheessa dokumenttiin tulikin useita merkittäviä muutoksia.

Pasi Kovanen

Pasi Kovanen
Software with Passion.

1 kommentti

Kuvaamasi idea on kaunis esimerkki siitä, miten työkaluja voisi ja pitäisi soveltaa.

Päinvastainen ilmiö on teille varmasti enemmän kuin tuttu: olipa softa mikä tahansa, sitä pitäisi aina muka räätälöidä, koska ”meidän toimialamme on niin ainutlaatuinen”.

Kuitenkin kuka tahansa ulkopuolinen hoksaa sekunnissa, että jos niitä rakkaita ikivanhoja käytäntöjä edes vähän viilattaisiin, monikin valmisratkaisu pelittäisi ihan hyvin.

No, oliko tämä nyt vähän tyhmästi sanottu, kun Vincit kai kuitenkin nikkaroi juuri räätälöityjä ratkaisuja?

Liity keskusteluun